עדיף להיות חכם מאשר צודק

כמעט בכל יום אנחנו צריכים להתמודד עם אי-מיילים שמרגיזים אותנו; זה קורה בדרך כלל כשאנחנו מרגישים שלא מעריכים את העשייה שלנו, כשמלחיצים אותנו לבצע משהו, כשמנדנדים לנו לספק תשובה או כשמאשימים אותנו ללא צדק בחוסר מקצועיות. לעיתים, הפניות הן מוצדקות או נכתבות בתום לב ומתוך כוונה טובה, אך הניסוח הקלוקל יכול לעצבן אותנו ולגרום לנו להרגיש שאיננו זוכים להערכה הנכונה. אם מדובר באי-מייל שנשלח במסגרת המקצועית שלנו, הרי שהאימפולס להגיב מייד ומהבטן, וכתוצאה מכך להיגרר למסכת של חילופי מילים זועמות וקטנוניות, עשוי לפגוע במעמד המקצועי שלנו. אין מה לעשות, כאנשי מקצוע אנו מחוייבים לנקוט באחריות מערכתית ולשקול מילים נכונות, על מנת לפתור כל בעיה ולצאת מזה כאשר ידינו על העליונה.

לפניכם 4 טיפים כיצד לעשות זאת חכם:

1. אל תענו מייד:
אם המייל שקיבלתם מעצבן במיוחד ואתם נושכים שפתיים מרוב זעם, זה בהחלט לא האידיאל המנטאלי והרגשי שממנו כדאי לכם לשלוף תגובה. אתם יכולים לנסח לעצמכם טיוטה זועפת או לשחרר קיטור בכך שתשתפו עמית לעבודה (רצוי מישהו שאתם סומכים עליו שהוא לא רכלן גדול, או כזה שיש לו השקפה מקצועית מאזנת שיכולה להרגיע אתכם). כך או כך, התרחקו מהמייל המרגיז, אין שום דחיפות להגיב עליו באותו הרגע או אפילו באותו היום. קחו לעצמכם את הזמן לעכל ולעבד את המחשבות והרגשות שלכם ביחס אליו ולחזור אליו כאשר אתם מפוכחים יותר.

2. כאשר אתם מנסחים תגובה התחילו בנימוס:
ניסוח מנומס אינו מעיד על התרפסות או התנצלות מצידכם, להפך, הוא יכול לגרום דווקא לצד השני להרגיש צורך להתנצל. בזכות ההתעלות המקצועית והרגשית שלכם והעובדה שלא נגררתם לתגובות קטנוניות, מאשימות או מצטדקות, תוכלו לרכך את הצד השני ולגרום לו לא רק להסיר את האצבע המאשימה אלא גם להעריך אתכם יותר מתמיד.
תגובה מנומסת בנוסח "תודה על פנייתך" או "אני מעריך את העובדה שהבאת את המצב לתשומת ליבי" יאפשר לכם לאמץ גישה עניינית ומבוקרת מבלי לערב רגשות אישיים.

3. הציעו פיתרון:
לא די בניסוח מנומס, שכן הוא לכשעצמו יכול להתפרש כהתחמקות. להגיב בניסוח כזה "תודה על פנייתך אחזור אלייך בהקדם עם פיתרון או תגובה" זה טוב ויפה כמענה נקודתי, אך אם זעמו של כותב המייל הוא גדול, הוא לא יסתפק בזה, אלא יצפה מכם ליצירתיות ורצינות משכנעים. אתם יכולים להציע מפגש פנים מול פנים כדי לפתור את הבעיה, להסביר בצורה מפורטת את האסטרטגיה שעומדת מאחורי ההחלטות או פשוט לומר שתיקחו זאת לתשומת ליבכם ותשתדלו לתת מענה הולם מכאן והלאה.
אומנם מדובר בתשובות דיפלומטיות למדיי, אך אין ברירה! עליכם להתעלות מעל כעסכם ולהגיב בצורה מקצועית ומפייסת, כזו שתתרום להמשך השיח המקצועי ולא תכשיל אותו. מחוץ לשעות העבודה, מיצאו לעצמכם פיתרונות לשיחרור הזעם; פעילות גופנית, הליכה בים או צעקה מקצה הצוק... כל אלה ועוד יכולים להוות עבורכם פיתרון מרגיע ומוצלח.    

4. אל תאבדו את הביטחון המקצועי שלכם:
אי מענה מיידי, ניסוח מנומס ופיתרון יצירתי אינם סימני חולשה והתרפסות, להפך, הם הבסיס שיאפשר לכם להניח בהמשך את התנאים הרצויים ולומר את האמת בצורה עניינית ונחרצת, מבלי להיגרר למלחמת כוחות רגשנית. ניסוח פשוט כמו "תודה שהפנית את העניין לתשומת ליבי אך הסר דאגה מליבך, העניין נמצא כבר בטיפול" יאפשר לכם לנטרל את התערבותו של האחר מבלי לגרום לו לחוש עלבון או לשים לב שהרגיז אתכם. חשוב מאוד שתגרמו לצד האחר להבין כי למרות שאתם מעריכים את פנייתו, הרי שאתם יודעים מהי עבודתכם ומבצעים אותה כהלכה.  

על אף שתכתובת אלקטרונית עשויה להיות מתישה, הרי שיש בה יתרון משמעותי שכן היא מאפשרת לשקול מילים ולעבד נוסחים נכונים ומקצועיים ולא להגיב בצורה אימפולסיבית ורגשנית. אם נדמה לכם כי התכתובת האלקטרונית גולשת לפסים אישיים, הפסיקו אותה מיד ובקשו שיחת הבהרה פנים מול פנים. אין שום סיבה שתאבדו את השלווה שלכם או חלילה את העבודה שלכם בגלל טלפון שבור.