maavaron
מיד תועבר לדף המבוקש
print header

5 טכניקות יעילות לניהול זמן נכון

  אפילו האנשים המאורגנים והמסודרים ביותר מוצאים את עצמם במצב שבו הם נאלצים להתמודד עם פרק זמן קצר מאוד שבו עליהם לפתור בעיות ולבצע מטלות שונות. אתם יכולים לנסות להזדרז ככל שתרצו, אך ברוב המקרים אין קיצורי דרך שיעזרו לכם וכל מה שתשיגו זה רק יותר לחץ ובעיות שיהיה עליכם לתקן. תוכלו לפתור את רוב הבעיות האלו אם רק תלמדו כיצד לנהל נכון את הזמן שלכם, ולפניכם 5 שיטות מוכחות שעוזרות לעשות זאת ביעילות מפתיעה, במיוחד אם משתמשים בכולן יחדיו.
 
טכניקות לניהול זמן נכון: אישה מטפסת על שעון

1. גלגל איזון החיים

ראשית עליכם לדעת כיצד לקבוע את סדר העדיפויות שלכם בדרך הטובה ביותר, ולאחר מכן תוכלו לבנות לוח זמנים שיעזור לכם להשיג את כל מטרותיכם. לצורך כך יכול להיות שכדאי לכם ליצור לעצמכם גלגל איזון לחיים, שמחולק ל-8 קטגוריות. כל קטגוריה היא תחום אחר שחשוב לחייכם ושמצריך אחריות ושליטה, וסביר להניח שגלגל איזון החיים שלכם יראה שונה מזה של אדם אחר, שכן לכל אחד מאיתנו יש מטרות אחרות בחיים. 
 
התחומים שעליכם להציב בגלגל יכולים להיות למשל: משפחה מאושרת, יציבות כלכלית, הצלחה בקריירה, שיפור יכולת מסוימת, שיפור הבריאות, שמירה על המשקל, טיולים בעולם, בילוי עם חברים, התפתחות רוחנית או כל דבר אחר שחשוב לכם.
 
לפניכם גלגל איזון חיים לדוגמה:
טכניקות לניהול זמן נכון:
כל חלק בגלגל מחולק ל-5 מקטעים, שמסמלים את רמת הסיפוק שלכם מהמקום שאליו הגעתם בתחום המדובר. המטרה שלכם היא לנתח את גלגל איזון החיים שלכם בכנות ולדרג כל תחום בציון של 1 עד 5, כש-1 זה חוסר סיפוק ו-5 זה סיפוק מוחלט. התחומים שבהם אתם חווים את הכי פחות סיפוק הם אלו שמצריכים את תשומת הלב העיקרית שלכם, ועליכם להשקיע בהם יותר על פני התחומים האחרים.
 
אל תגבילו את עצמכם בזמן להשגת המטרות שלכם, ובמקום זאת עדיף שתדעו מה התוצאות שלהן אתם מצפים, משום שזה ייתן לכם יותר מוטיבציה להשיג אותן. כל מטרה צריכה גם להיות מציאותית ורצוי שגם תקבעו לעצמכם אבני דרך להשגת כל אחת מהן – לשם כך השיטה האחרונה שברשימה זו תעזור לכם מאוד.

2. מטריצת אייזנהאואר

דווייט אייזנהאואר, הנשיא ה-34 של ארה"ב, היה נחשב לאחד ממנהיגי המדינה שידעו כיצד לנהל את זמנם בצורה הטובה ביותר, והוא היה ידוע בכך שנהג לשלוט במספר תחומים בחייו במקביל ביעילות רבה. איך הוא עשה זאת? דווייט נהג לחלק פיסת דף ל-4 חלקים, ולכל חלק הייתה כותרת אחרת:

חלק ימני עליון: דחוף וחשוב

חלק שמאלי עליון: דחוף אך לא חשוב

חלק ימני תחתון: לא דחוף אך חשוב

חלק שמאלי תחתון: לא דחוף ולא חשוב

טכניקות לניהול זמן נכון: הדגמה של מטריצת אייזנהאואר
  • בקטגוריה הימנית העליונה (דחוף וחשוב) נמצאים לרוב כל הדברים שלא הספקתם לעשות בזמן ושעליכם לסיים עוד היום. אם תשתמשו ברשימה זו באופן יומיומי, החלק הזה אמור להישאר ריק רוב הזמן.
  • הקטגוריה השמאלית העליונה (דחוף אך לא חשוב) היא החשובה ביותר, משום שבה עליכם לדעת איך לחלק את הזמן שלכם נכון, ולשם כך השיטה הבאה ברשימה תוכל לעזור לכם מאוד. עם זאת, את המטלות שכאן אל תבצעו בחיפזון, משום שאם תעשו זאת הן בקלות יכולות לעבור לצד השמאלי העליון (דחוף וחשוב) כשלא תבצעו אותן כהלכה.
  • הקטגוריה הימנית התחתונה (לא דחוף אך חשוב) כוללת לרוב שיחות טלפון שאתם לא רוצים לעשות, פגישות שעליכם לקבוע או כל דבר אחר שניתן לדחות אותו לזמן אחר.
  • הקטגוריה השמאלית התחתונה (לא דחוף ולא חשוב) היא מטלות שאי השלמתן לא תשפיע עליכם לרעה יותר מדי.

ערכו את הרשימה הזו באופן יומיומי, והיא תעזור לכם לדעת בדיוק מה אתם צריכים לעשות, מתי וכמה זמן יש להשקיע לצורך כל מטלה או האם ניתן לדחות אותה לזמן אחר ולהישאר רגועים.

3. שיטת העגבנייה

מטרת השיטה הזו היא לקבוע מועדים לסיום המטלות, והיא עוזרת להשלים יותר משימות בזמן קצר. בשיטה זו "עגבנייה" היא פיסת זמן שכוללת 25 דקות עבודה ו-5 דקות הפסקה. עבדו בשיטה זו עד להשלמת המטלה שלכם, ואחרי כל 4 "עגבניות" הרשו לעצמכם ליהנות מהפסקה ארוכה יותר של 15-20 דקות.
 
שיטה זו מסייעת במיוחד בכל מה שקשור למניעת הסחות דעת, משום שבמסגרתה אתם מקדישים זמן גם עבור דברים שלא בהכרח קשורים למשימה הראשית שלכם. בנוסף, אם תחשבו כמה "עגבניות" עשיתם בכל יום, תוכלו לתכנן אט אט את הזמן שלכם לפי "עגבניות" מדי יום.
טכניקות לניהול זמן נכון: ציור של טיימר בצורת עגבנייה

4. אכילת הצפרדע לפני הכל

השיטה הזו לקוחה ממארק טוויין, שנהג להגיד בשעשוע: "אם תאכל צפרדע בבוקר, תוכל להעביר יותר שלם מבלי להרגיש שהוא יהיה גרוע יותר". לכן, עשו לעצמכם חוק שבכל בוקר תסיימו עם המטלה הקשה ביותר שעליכם לבצע. לאחר מכן כל מטלה אחרת תהיה עבורכם הרבה יותר קלה לביצוע, ובנוסף חשוב לזכור שככל שתדחו מטלה קשה תרגישו יותר לחץ משום שעוד לא סיימתם אותה והיא עדיין מחכה לכם. כשתעבדו בשיטה זו תחוו הרבה פחות לחץ במהלך היום.
טכניקות לניהול זמן נכון: ציור של אישה מול ערימות דפים

5. שיטת בנג'מין פרנקלין – פירמידת היצרנות

השיטה הזו פותחה על ידי בנג'מין פרנקלין, והוא פיתח אותה כבר בגיל 20. היום מכירים אותה גם בשם "פירמידת היצרנות", והיא יעילה במיוחד עבור מטרות שמצריכות השקעה ארוכת טווח ארוך. עבורה עליכם להקדיש זמן לתכנון המטרות שלכם והדרכים להשגתן, ואחרי שתעשו זאת יהיה לכם מסלול ברור שבו תוכלו ללכת כדי להגשים כל חלום ושאיפה.
טכניקות לניהול זמן נכון:
  • בשלב הראשון עליכם להבין על מה הערכים והשאיפות שלכם מבוססים, כדי שתדעו מה באמת חשוב לכם. 
  • בשלב השני עליכם לקבוע מטרה ברת השגה לחייכם שניתן לזכות בה בזמן קצוב. לכן עליכם לשאול את עצמכם "מה אני רוצה להשיג ב-X שנים הבאות" למשל. 

לאחר מכן כל שלב אחר מוקדש לתכנון הדרך להשגת המטרה:

  • תכנון כללי – הוראות מפורטות להשגת המטרה באופן כללי
  • הוראות לטווח ארוך – הוראות לכל 3-5 שנים
  • הוראות לחודש / שנה – הוראות לכל 1-12 חודשים
  • הוראות יום / שבוע – הוראות לכל יום או שבוע
ברגע שיהיו לכם הוראות כתובות לכל טווח זמן, תהיה לכם הרבה יותר מוטיבציה להשיג את המטרה שלכם, משום שאתם כבר יודעים בדיוק מה אתם צריכים לעשות ומתי לסיים כל שלב – לפעמים חוסר תכנון הוא זה שמוריד את המוטיבציה, אך משימות ברורות עוזרות לכם לדעת מה הצעדים שיש לעשות, ולרוב הם נראים גם פחות מאיימים עקב כך.
 
מקור התמונות: fabiosa

 

הצטרף בחינם לשירות
התכוונת ל:
בלחיצתך על "הרשם", הינך מסכים ל תנאי שימוש ו הצהרת הפרטיות שלנו

כתוב תגובה

תוכן התגובה:
הצג את כל התגובות (0)
הצטרף בחינם לשירות
התכוונת ל:
בלחיצתך על "הרשם", הינך מסכים ל תנאי שימוש ו הצהרת הפרטיות שלנו