maavaron
מיד תועבר לדף המבוקש
print header

איך לתקשר נכון במייל ובזום כשעובדים מהבית

  אף על פי שכבר עבר לא מעט זמן מאז שהתחלנו לעבוד מהבית, אנחנו חייבים להודות שעדיין לא התרגלנו לכך במאה אחוז. כל שיחת זום שאנחנו מנהלים עדיין קצת מביכה בהתחלה והתכתבות במיילים לא תמיד מעבידה בדיוק את מה שרצינו להגיד בדרך הנכונה. לכן חיפשנו לעצמנו טיפים לעבודה מהבית ומצאנו תשובות נהדרות לשאלות שיש לכולנו מפי מומחית לאתיקה ותקשורת בעבודה – ליסה אור, יועצת אתיקה מטורונטו. אם גם אתם עובדים מהבית עם זום או מתקשרים עם עמיתיכם והמנהלים שלכם דרך המייל, אנחנו בטוחים ש-10 הטיפים הבאים נדרשים לכם מאוד...
 
טיפים לעבודה בזום ובמייל: אישה על צג של מחשב

5 טיפים לשיחות זום כשעובדים מהבית

1. הודיעו מראש האם תשתמשו במצלמה בשיחת וידאו

עבודה מהבית ופגישות בזום הם דברים שחדשים לאנשים רבים, ולא כולם יודעים בדיוק למה לצפות בכל פגישה דיגיטלית שהם עורכים. לפעמים לא באמת צריך את המצלמה בשביל הפגישה, ויש אנשים שיעדיפו לבצע כך את פגישותיהם, לכן כשאתם קובעים פגישה דיגיטלית עם אדם מסוים, דברו על הנושא הזה לפני. ההכנה לשיחת וידאו יכולה לקחת לפעמים יותר זמן מאשר השיחה עצמה, ואם היא מיותרת, חבל להשקיע בזה זמן לשווא. 
 
אם אתם הם אלו שמקבלים את ההזמנה לשיחה, שאלו את המארח האם יש צורך בווידאו. שימו לב שאתם לא מחויבים בשום צורה להפעיל את המצלמה שלכם בזמן שיחות ממוחשבות. אם אתם לא מרגישים שאתם מספיק ייצוגיים או רשמיים ולא הספקתם להתכונן לפגישה שבה רואים אתכם כמו שצריך, פשוט אל תפעילו את המצלמה והתנצלו על כך מראש.

2. הקדימו לפגישות דיגיטליות

תמיד טוב להגיע כמה דקות מוקדם יותר לפגישה, וזה תקף גם בנוגע לשיחות וידאו. אם תתחברו מוקדם יותר למסך השיחה תוכלו כבר לפתור בעיות טכניות שעלולות לצוץ, ואם הן לא נפתרות תוכלו מיד ליצור קשר עם המארח ולהודיע לו על כך על מנת שתמצאו דרך אחרת לדבר. זה חשוב במיוחד אם אתם המארחים, מכיוון שאנשים אחרים יחכו לכם בחדר ההמתנה הווירטואלי, וזו לא חוויה נעימה.

3. שמרו על קוד לבוש כפי שהיה נהוג במשרד

אם אתם מנהלים שיחת וידאו, התלבשו בדיוק כפי שהייתם מתלבשים למשרד. העובדה שאתם עובדים מהבית לא אומרת שאתם צריכים להציג את עצמכם לעמיתיכם או ללקוחותיכם בפיג'מה. דאגו לכך שאתם מגולחים, עטו איפור על פניכן, אך עשו את כל זאת כמובן בגבול הטעם הטוב. אין צורך לנעול נעלי עקב ואתם לא חייבים לגהץ עניבה – פשוט לבשו משהו מכובד שיגרום לכם להיראות כמו שהייתם רוצים לייצג את עצמכם.
טיפים לעבודה בזום ובמייל: איש עם עניבה שוכב על ספה מול מחשב נייד

4. אל תתפרצו לדברי האדם שמדבר

גם בחיים האמיתיים לא נעים שמתפרצים לדברים, אך בשיחות וידאו זה הופך לבעייתי עוד יותר, משום שכששני אנשים מדברים בו זמנית לעיתים אי אפשר לשמוע אף אחד מהם. לכן אם אתם המארחים, הקפידו להגדיר כבר בתחילת השיחה איך ניתן לדרוש תשומת לב בזמן שמישהו אחר מדבר. בזום אפשר "להרים יד" דיגיטלית, אפשר כמובן גם להרים את היד האמיתית שלכם אם אתם בווידאו או פשוט לכתוב בחלון השיחה הודעה קטנה עם מה שברצונכם לומר או שיש לכם שאלה או נושא שברצונכם להעלות.

5. קבעו לעצמכם רקע סטטי

בזמן שיחת וידאו יכולים להתרחש מאחוריכם שלל דברים שאולי כלל לא תהיו מודעים אליהם בזמן שאתם מדברים, מה שעלול להסיח את דעתם של המשתתפים האחרים או להביך אתכם. לכן מומלץ לבחור רקע וירטואלי, או לכל הפחות להציב את המצלמה מול רקע ניטרלי שלא יכול להתרחש בו דבר, כמו קיר או ספרייה – רק ודאו שיהיו עליה דברים שאין לכם בעיה שאחרים יראו.
טיפים לעבודה בזום ובמייל: איש מול מחשב נייד

5 טיפים לכתיבת מייל כשעובדים מהבית

1. קבעו את הטון של המייל עם אימוג'ים

בני אדם הם יצורים חברתיים ודואר וירטואלי הוא לא, אך בשביל זה יש לנו אימוג'ים שמטרתם להעביר את הרגשות שאיננו יכולים להעביר בכתב. אם אתם מנסים לתת למכתב שאתם כותבים טון מסוים – חיובי או שלילי – השתמשו באימוג'ים. זה חשוב מפני שהאדם שיקבל את המייל יקרא אותו כפי שהוא יבין אותו אם לא תעשו זאת, ולפעמים למשל ביקורת שכתבתם בצורה שלדעתכם הייתה קלילה יכולה להתקבל בצורה קשה אצל האדם המכותב. לעיתים אפילו מומלץ לוותר על המייל ופשוט לקיים שיחת טלפון אם מדובר בנושא רגיש. 

2. תמצתו כמה שיותר

כלל האצבע בכתיבת מיילים הוא לא לכתוב יותר מ-5 שורות. זה אמנם נשמע כמו ממש מעט, אך אם עליכם לכתוב יותר מזה, ככל הנראה אתם צריכים לקיים שיחת טלפון או וידאו ולא לשלוח מייל. המסר שאתם כותבים צריך להיות ברור, ועל המייל לכלול ברכת שלום, כל המידע הנדרש והרלוונטי, הוראה מפורשת, שאלה ברורה או תאריך לפגישה ושוב ברכת שלום לסיום.

3. העתיקו את סגנונו של מי שכתב לכם

כשמישהו כותב לכם מייל עם טון רשמי, הוא מצפה לקבל תשובה באותו סגנון, וזה נכון גם בנוגע למי שכותב לכם מייל באווירה קלילה ואף היתולית. נסו להעתיק את הסגנון של מי שכתב לכם כדי שתוכלו לדבר אחד עם השני באותה שפה ועל מנת שלא להיראות לא רציניים או רציניים מדי בעיניי אחרים. זה כולל גם דברים קטנים שקיימים בסגנון הכתיבה של אותו אדם, למשל אם מי שכתב לכם ציין את שמכם בתחילת המייל, "מר X שלום רב...", ציינו גם אתם את שמו "גב' Y שלום וברכה...".
טיפים לעבודה בזום ובמייל: איש בחליפה מצביעה על אייקון מכתב

4. הודיעו במייל למי שצריך אם אינכם מתכננים לעבוד

כשעבדנו במשרד כולם יכלו לדעת האם אנחנו מגיעים לעבודה או לא – פשוט היו רואים אותנו פיזית או שלא היו רואים אותנו. אם היינו צריכים להישאר בבית, היינו מודיעים על כך למנהל או לעמיתים, וזה נדרש גם כעת – אפילו שאתם כבר בבית. אם אתם חולים ואינכם מתכננים לעבוד, כתבו לאחראי ולעמיתים שלכם הודעה תמציתית בסגנון: "אני לא מרגיש טוב לכן לא אעבוד היום. אם צריך אותי דחוף בבקשה תתקשרו אלי או תשלחו לי מייל, אני אחזור אליכם ברגע שאוכל, תודה על ההבנה". סביר להניח שכך יפנו אליכם אפילו פחות מאשר אם לא הייתם כותבים הודעה שכזו לכולם.

5. הודו בטעויות שלכם

אם שלחתם בטעות הודעה למספר אנשים שהייתה מיועדת רק לאדם אחד, והיה כתוב בה דבר מה שלא כולם היו צריכים לראות, עליכם לקחת אחריות על הטעות שלכם במקום לנסות לדמיין כאילו היא לא קרתה מעולם. זה יעזור הרבה יותר לנטרל את המבוכה מאשר אם לא תעשו זאת, ועל אף שזה עלול להיות קשה, עליכם לשלוח מייל התנצלות לכל הפחות או אפילו להתקשר ולהתנצל בפני מי שצריך. כדי להימנע מכך מראש, פשוט ודאו שאתם כותבים את כתובת המייל של המכותב שלכם רק אחרי שסיימתם לכתוב את המייל, בדקו אותה היטב והיזהרו במיוחד כאשר אתם משיבים על מיילים או הודעות.

 

הצטרף בחינם לשירות
התכוונת ל:
בלחיצתך על "הרשם", הינך מסכים ל תנאי שימוש ו הצהרת הפרטיות שלנו

כתוב תגובה

תוכן התגובה:
הצג את כל התגובות (0)
הצטרף בחינם לשירות
התכוונת ל:
בלחיצתך על "הרשם", הינך מסכים ל תנאי שימוש ו הצהרת הפרטיות שלנו