עם כל כך הרבה נופים יפים בארץ ומזג אוויר נוח ברוב ימות השנה, לא פלא שיותר ויותר חברות בוחרות לקיים את האירועים שלהן בטבע. פנינו לכמה מומחים מתחום האירועים כדי להביא בפניכם את 4 הצעדים החשובים ביותר שצריך להכיר אם רוצים לארגן אירוע חברה בטבע - אל תתחילו לתכנן לפני שקראתם!
אל תסתכל בקנקן אלא במה שיש בו: בחירת התוכן באירוע
אירועים בטבע יכולים ללבוש דמויות שונות, וכך מתקבלת בחירה מתוך מגוון רחב של אפשרויות לאופי האירוע, אשר ניתן למצוא בהן תוכן שמתאים לכל חברה. שרה אשל, בעלים של חברת אשל הפקות שהפיקה מאות אירועי חברות במרוצת השנים, מספרת: ״אנו מורגלים לחשוב על אירועים בטבע כאירועי אקסטרים כלשהם או אירועים בהם העובדים מבקרים באחת מן האטרקציות הרבות הפזורות ברחבי הארץ, אבל זה לא מן ההכרח. כיום ניתן לקיים בטבע אירוע שלם שאופיו לא מבייש אולם אירועים, ולהחליף את הנוכחות הרשמית המלאה בנאומים, הרצאות וסדנאות באווירה קלילה, נעימה וטבעית. לפיכך שלב התכנון הראשון יהיה בחירת אופי האירוע, ובהתאם לו, בחירת התוכן עצמו.״
בין האפשרויות העיקריות לאופי האירוע, ניתן למנות את הבאות:
-
ארוחות: אירועים המתקיימים במוקד אחד תחת מסגרת של ארוחה כלשהי, והמשתתפים יכולים ליהנות מהאווירה הקלילה.
-
טיולים: אירוע שמשולב בו מסלול טיול כלשהו אשר בתחילתו, בסופו, או בשניהם יחדיו, ישנה ארוחה – לרוב טיולים שכאלה מתאימים לחברות בעלות צוות עובדים מצומצם יותר.
-
גיבוש: אירועים שמשלבים בהם פעילויות גיבוש שונות, וכך הם יכולים להתאים לחברות בכל סדר גודל.
-
אטרקציות: אירועים המשלבים בהם אטרקציות שונות, בין אם מדובר באטרקציה אחת ובין אם מדובר במספר אטרקציות שנרכשות כחבילה.
בהתאם לאופי האירוע, יש למלא אותו בתוכן: הפעילויות השונות, אם יש כאלה, תכנון הארוחה או הארוחות וכדומה.
בחירת המקום המושלם: 4 המשתנים המרכזיים
כאשר אנו יודעים מה יהיה אופי האירוע, ניתן להבין מה הדרישות מבחינת המיקום שלו. ברנרד סילון, הבעלים של מתחם ה-odt הגדול בישראל המארח אירועי חברות רבים, מגלה: ״כשמדובר באירועים הכוללים אטרקציות או פעילויות גיבוש, ברוב המקרים החברות יעדיפו מפעילים שמציעים מקום אחד עבור האירוע במלואו. עם זאת, חברות רבות עדיין בוחרות בקונספט של אטרקציות ופעילויות שונות אשר מתקיימות בחלקים שונים בארץ. כאשר השכרת מקום אינה חלק מההפעלה, המשימה הופכת לחשובה אפילו יותר ויש לבחור בקפידה את המיקום שיתאים לאירוע באופן הטוב ביותר.״
כך, יש להתחשב במשתנים הבאים:
-
התאמה לקונספט ולתוכן של האירוע: צריך לבחור במיקום שישקף היטב את האופי שנרצה להעניק לאירוע, וככל האפשר, שיתאים באופיו לחברה או לאנשים העובדים בה.
-
תקציב: מיקומים שונים נבדלים זה מזה מבחינת העלות הנדרשת כדי לקיים בהם אירוע, כאשר יש שטחים שניתן להיכנס אליהם ולנהל בהם את האירוע ללא עלות, ואולי רק עם תיאום מראש, ואילו אחרים מצריכים השכרה.
-
גישה: יש להתחשב בגישה למיקום האירוע, תוך הבנת הצרכים של העובדים השונים ותוך ידיעה שככל שהמיקום יהיה פחות נגיש, כך עלויות ההגעה או ההובלה של ציוד מסוג כזה או אחר למוקד האירוע עלולות להתייקר.
-
קרבה: באופן דומה להיבט הגישה, יש להתחשב גם בקרבה של המיקום אל מקום העבודה, ולזכור שככל שמוקד האירוע יהיה רחוק יותר ממקום העבודה כך האירוע יצטרך להיות ארוך יותר ויהיה צורך לדאוג להסעות עבור המשתתפים.
טיימינג הוא הכל בחיים: בחירת מועד האירוע
על פניו, בחירת התאריך נראית כמו המשימה השולית ביותר בתכנון האירוע, בחירה שנעשית תוך מחשבה קצרה וללא הקדשת תשומת לב מיוחדת. כך קורה שמארגנים רבים בוחרים את התאריך תחילה, ורק לאחר מכן ממשיכים ובוררים בין סוגי התוכן השונים ובין המיקומים האידיאלים עבורם. אך הטעות שנעשית כך, היא שצריכה להיות סינרגיה בין התאריך, לבין המיקום, לבין התוכן, שכן אם הם לא יתאימו זה לזה, ייתכן שהאירוע לא יתפקד כראוי, ובמקרים מסוימים אפשר שהוא אפילו ייאלץ להידחות. כך, כאשר בוחרים מועד לאירוע, צריך להתחשב בשני היבטים חשובים ביותר שיש לתת עליהם את הדעת.
הביקוש לתאריך
אין ספק שישנם תאריכים מבוקשים יותר מאחרים, ואם החברה תבחר לארגן את האירוע שלה באחד מן התאריכים המבוקשים, היא עלולה לגלות שהמיקומים והמפעילים שבחרה כבר מחויבים לקבוצות אחרות. התאריכים האלה הם בדרך כלל החגים השונים, כאשר ערבי החג של ראש השנה ושל פסח מוקדשים לרוב לאירועים אלגנטיים פנימיים, ואילו מועדים אחרים מוקדשים לאירועים פעילים יותר כמו אירועי חברה בטבע.
מועדים אלו יכולים להיות:
פורים: חברות, ארגונים ואנשים פרטיים אוהבים לנצל את פורים לשלל חגיגות, בהם מסיבות אורבניות שונות אך גם אירועים בגוונים אחרים וכאלה שמתקיימים בטבע.
צאת השנה האזרחית: שלהי דצמבר הם בחירה מועדפת על גופים רבים לקיים אירועים, כאשר בימים אלה ניתן לנצל את הסמל החגיגי של צאת השנה האזרחית מבלי שהתאריכים הללו יגרמו למי מהעובדים והמשתתפים להיות כבול למחויבויות אחרות.
חנוכה: המעמד המיוחד של חנוכה כחג שלא כולל בו ימי חופשה ממלכתיים הופך אותו למועד נעים ומקובל לאירועי חברה שונים.
חול המועד פסח וסוכות: בדומה לחנוכה, חברות רבות בוחרות את חול המועד כתאריכים המועדפים עליהם וכך ניתן לנצל את הפעילות המצומצמת יותר של המשק כדי לקיים את האירוע.
כפי שנאמר, המועדים הללו אינם מועדפים רק על חברות, אלא גם על שלל קבוצות שונות, ולכן עלול להתפתח אתגר תכנון שיש להתמודד עימו. מיקומים שונים, ובעיקר הפופולריים, יכולים להכיל כמות מוגבלת של אירועים, וכך גם חברות הפעלה וחברות השכרת ציוד שונים עומדים תחת לחץ במועדים העמוסים ולא תמיד יוכלו לספק את השירותים הנדרשים עבור האירוע. לכן יש צורך לבחור היטב את התאריך די זמן מראש, וזאת כאשר כבר יודעים את כל מה שצריך להזמין עבור האירוע, כדי להימנע ממצב בו המחסור יגרום להתפשרות הן מבחינת הפעילות הן מבחינת הציוד.
עונת האירוע
היבט חשוב לא פחות הוא מזג האוויר בזמן האירוע, והוא מגדיר בדיוק מה ניתן לעשות במסגרת האירוע ואיזה ציוד צריך להזמין. כך למשל, אירוע בטבע שמתקיים בימי החורף הקרים יחייב שימוש בפתרונות שיגנו על המשתתפים מפני רוחות וגשם ואף אמצעי חימום נייד, ואילו אירוע שמתקיים בקיץ ידרוש מכשירי קירור או אוורור ניידים לצד פתרונות הצללה. נתי אחיטוב, מנכ”ל חברת קולדר העוסקת בפתרונות קירור לעסקים ואירועים, מספר: ״אמצעי החימום והקירור בימינו הם ניידים ומתקדמים מבחינה טכנולוגית וכבר הפכו בשנים האחרונות למוצרי חובה בכל אירוע, גם אירועי חברה, ובטח כשמדובר באירועי חוץ. כל אירוע, לא משנה כמה מושקע, מעניין או מפואר, יכול להיכשל ולהפוך לסיוט בחום של הקיץ או בקור של החורף בישראל."
אופן התכנון יכול להיות לשני הכיוונים, בחירת התאריך ובעקבותיה בחירת אופי האירוע והציוד הנדרש, או בחירה ראשונית של אופי האירוע במלואו ובהתאם לכך בחירת העונה המתאימה.
אחרון חביב: רווחת העובדים
לבסוף, יש לדאוג לספק את כל הציוד הנדרש עבור האירוע לרווחת העובדים. הציוד משתנה מאירוע לאירוע בהתאם לאופי שלו, אך יש לשקול את כל הנקודות הבאות ולדאוג לספק את מה שנדרש מבניהן:
-
אוכל: באירועים אשר כוללים ארוחות, יש לספק את האוכל, לרבות כלי הגשה, סכו"ם וכדומה.
מקומות ישיבה: כמעט בכל סגנון של אירוע יש צורך במקומות ישיבה, ואלו יכולים להיות כיסאות ושולחנות המותאמים לארוחה או אפילו פינות ישיבה פשוטות למנוחה.
תשתיות: פעמים רבות יש לדאוג לתשתיות, בהם חשמל, מים ואף שירותים, אותם ניתן לספק באמצעות גנרטורים, מכלי מים ושירותים ניידים.
בקרת אקלים: אמצעי חימום ניידים, אמצעי קירור ואוורור, פתרונות הצללה, גגונים מפני משקעים, חוסמי רוחות ועוד.
״חברות רבות בתחום שלנו מודעות לצורך בשימוש חד פעמי בפתרונות אלו״, מציין אחיטוב לסיום, ״ולכן קיימים מוצרים כמו מצנני אוויר או מזגנים ניידים להשכרה, כך שהלקוחות יכולים לבחור לפי הצרכים שלהם. תכנון נכון מראש יבטיח אירוע מוצלח".
מקור התמונות: ביגסטוק
