תוכנת האקסל נכנסה למחשבים שלנו כבר לפני 30 שנה, ועדיין היא משמשת עסקים גדולים וקטנים כאחד, כמו גם אנשים פרטיים, כיישום המוביל להפקת מסמכי נתונים וטבלאות, אולם עדיין לא כולם יודעים כיצד להשתמש בה כמו מומחים. כמובן שבאקסל יש שלל אפשרויות מתקדמות ומסובכות ביותר שיכולות להקל על מי שלומד אותן, אך ישנן גם כמה פעולות פשוטות שיכולות לעשות זאת ולא צריך להיות אשף כדי לדעת כיצד להשתמש בהן. אז אם אתם עובדים במשרד עם תוכנת אקסל או עוקבים אחרי המצב הפיננסי שלכם בעזרתה, מומלץ מאוד שתכירו את 9 הטיפים הבאים שיפשטו ויזרזו לכם את העבודה.
1. סימון מהיר עם Ctrl + Shift
אתם בטח רגילים לבצע בחירה מרובה של פריטים על ידי גרירת העכבר על פניהם, אך ישנה דרך פשוטה יותר לעשות זאת; תחילה לחצו על התא הראשון שברצונכם לסמן ולחצו, מבלי לשחרר, על המקשים Ctrl + Shift במקלדת. לאחר מכן הקישו על כפתור "חץ למטה" שבמקלדת כדי לסמן את התאים שמתחת לתא שבחרתם, או על כפתור "חץ שמאלה" כדי לסמן את כל התאים שמשמאל.
השיטה הזו היא יעילה מאוד, אך קיצור יעיל אף יותר הינו Ctrl + Shift + End, שבעזרתו תוכלו לבחור את כל המידע שבטבלה מהפריט הראשון ועד לאחרון (השמאלי והתחתון ביותר).
2. מילוי מידע אוטומטי
אם יש לכם מסמכים שבהם אתם ממלאים תאריכים או שעות באופן ידני, מומלץ שתפסיקו את העבודה הסיזיפית הזו ופשוט תשתמשו בטריק הבא: הקלידו את התאריך או השעה בתא ועמדו עם סמן העכבר על חלקו השמאלי התחתון של התא, עד שאייקון הסמן יהפוך לסימן פלוס שחור (+). כעת לחצו וגררו את הסמן מטה, ותראו אך הטבלה מתמלאת מעצמה בתאריכים ושעות עוקבים. תוכלו להשתמש בטריק הזה בכל מיני מצבים שבהם יש מספור סדרתי, והוא עובד נפלא!
3. פונקציית "טקסט לעמודות"
הפונקציה הזו שימושית במיוחד ולא מספיק אנשים מכירים אותה ומשתמשים בה - אך מבחינתכם זה ישתנה כעת. בעזרת פונקציה זו תוכלו לבצע שינויים לתאים רבים בעלי מידע זהה בסוגו, כך למשל אם יש לכם טבלה של שמות מלאים ואתם רוצים לחלקה לטבלה של שם פרטי ושם משפחה - כשדוגמה זו תשמש אותנו בהדגמה הבאה:
-
בחרו את כל התאים שברצונכם לפרק, לחצו על הלשונית "נתונים" [1] ולאחר מכן על האפשרות "טקסט לעמודות" [2].
-
בחלון החדש שיפתח בחרו את סוג הקובץ המתאים לנתונים – במקרה זה נבחר "מופרד" [1] משום שישנו רווח שמפריד בין כל שם פרטי לשם משפחה. לחצו על "הבא" [2].
-
כעת בחרו את התו שמפריד בין כל פרט מידע בכל תא – במקרה שלנו, רווח הוא הסימן המפריד, ועל כן נבחר בו [1]. תוכלו לראות את השינוי שיתחולל בחלוקת הטקסט בחלונית התצוגה המקדימה [2]. לסיום לחצו על "סיום" [3].
4. הדבקה מיוחדת לשינוי צורת הטבלה
נניח שיצרתם לעצמכם טבלה אנכית וגיליתם שיתאים לה יותר להיות אופקית – האם תחליפו את מיקומם של התאים אחד-אחד? אם אתם לא מכירים את טריק ההדבקה המיוחדת, יכול להיות שזה מה שתתפתו לעשות, אך אתם עומדים לגלות כמה זה יכול להיות פשוט אם רק מכירים את "הפטנט".
בחרו את התאים שברצונכם לעצב מחדש (תוכלו להשתמש בטריק המקוצר מהסעיף הראשון) ולחצו על צירוף המקשים Ctrl+C (העתק). לחצו על האזור שבו תרצו ליצור את הטבלה החדשה שלכם, ולאחר מכן על צירוף המקשים Ctrl+Alt+V (הדבקה מיוחדת). בחלון שיפתח לחצו על "בצע חילוף" [1], ואחרי שתלחצו על "אישור" [2] אתם תראו שמראה הטבלה שלכם הפך בצורה אוטומטית לזה שרציתם.
5. תאים מרובים עם אותו המידע
לעיתים עלינו לכתוב את אותו המידע שוב ושוב בתוך מספר תאים שונים על גבי גיליון האקסל, וזה מפרך אם אכן עושים זאת כך. עם זאת, ישנה דרך לבצע את הפעולה הזו בפשטות ובמעט מאוד מאמץ, אם רק מכירים את קיצורי המקלדת הנכונים. ראשית, לחצו מבלי לשחרר על כפתור Ctrl ובחרו את כל התאים שבהם ברצונכם להקליד את אותו הטקסט – כל תא שבחרתם יהפוך לאפור ברגע שתבחרו אחד חדש. לאחר מכן הקלידו את הטקסט שברצונכם להכניס לתאים, אך במקום לסיים עם אנטר, לחצו Ctrl+Enter – כך תמלאו את כל התאים בבת אחת באותו המידע.
6. הוספת צילום מסך
תוכנת אקסל הופכת את פעולת הכנסת צילום מסך לפשוטה מאין כמוה, כך שאפילו לא תצטרכו ללחוץ על הכפתור הייעודי לכך במקלדת. כל שעליכם לעשות זה ללחוץ על לשונית "הוספה" [1] ולאחר מכן על האפשרות "צילום מסך" [2]. כעת יופיעו לפניכם יתר החלונות הפתוחים שלכם - בין שמדובר בדפדפן האינטרנט ובין שזוהי תוכנה אחרת שבה אתם משתמשים - ותוכלו להכניס את צילום המסך שבחלון, כפי שהוא, ישירות לתוך טבלת האקסל שלכם.
7. הקפאת חלונות
אם אתם צריכים לעבור על נתונים של טבלה ארוכה, ויעזור לכם לראות את הכותרות מול העיניים לכל אורכה, השתמשו באפשרות הקפאת החלונות. כל מה שצריך לעשות זה ללחוץ על לשונית "תצוגה" ולאחר מכן לבחור "הקפא חלוניות". כעת תוכלו לבחור האם להקפיא תא אחד, את כל השורה הראשונה או את הטור הראשון של הגיליון – שתי האפשרויות האחרונות יכולות לעזור לכם במיוחד, כפי שתוכלו לראות בדוגמה הבאה.
8. הסרת כפילויות
הטיפ הזה מושלם למי שעובד עם טבלאות ארוכות במיוחד, למשל רשימת אנשי קשר. בעזרת הכלי הזה תוכלו להיפטר משורות שבהן כתוב מידע שכבר מופיע בטבלה, ולא תצטרכו אפילו לחפש את הכפילויות בעצמכם. כל מה שצריך לעשות זה לבחור את התאים שברצונכם לסרוק (ניתן להשתמש בטיפ מהסעיף הראשון), ללחוץ על הלשונית "נתונים" [1] ולאחר מכן על "הסר כפילויות" [2]. בחלון שיפתח בחרו את העמודות שברצונכם לסרוק, ולבסוף לחצו על "אישור" [3] – כל הכפילויות ייעלמו ברגע.
9. קיצורי מקלדת יעילים
למדתם עד עתה כמה קיצורי מקלדת חשובים, אך יש עוד כמה שכדאי לדעת ומומלץ להשתמש בהם על פני עבודה עם העכבר או הקלדה ידנית:
-
;+Ctrl - מציב את התאריך של היום בתא הנוכחי.
-
#+Ctrl+Shift - משנה את פורמט התאריך.
-
:+Ctrl+Shift - מציב את השעה הנוכחית בתא הנוכחי.
-
Ctrl+F6 – מעביר בין חלונות אקסל פתוחים.
-
Ctrl+PageUp/PageDown – מעביר בין גיליונות פתוחים באותו חלון.
-
~+Ctrl - מציג את נתוני התאים בצורת משוואות במקום התוצאות שלהן.
-
F2 – עריכת התא הנוכחי (במקום לחיצה עליו פעמיים עם העכבר).
-
Shift+F10 – פתיחת תפריט לחצן עכבר ימני בתא הנוכחי (במקום ללחוץ על כפתור העכבר הימני).
כתוב תגובה
תוכן התגובה:
שם מלא: