כמה זמן צריך לשמור טפסים ומה אפשר לזרוק

שאלה - כמה דפי דיווח שונים מפוזרים לכם בבית? כמעט כל גורם רשמי שאנו באים איתו במגע מפציץ אותנו בהרי דפים עם שורות ומספרים שמגיעים מדי תקופה. השאלה היא מה צריך לעשות איתם, האם זהו זבל שאפשר לקרוא ולזרוק, או מסמכים רשמיים שכדאי לתייק ולשמור? המדריך הבא יעשה לכם סדר בניירת (תרתי משמע) ויסביר אילו מסמכים צריך לשמור, לכמה זמן ומה החשיבות שלהם.

נקודה חשובה: הרבה ארגונים עוברים בשנים האחרונות לשימוש בדואר האלקטרוני במקום לשלוח דפי נייר בדואר. מומלץ לפתוח תיקיות בתיבת הדואר ולמיין את המסמכים החשובים על פי המדריך הבא, כשלכל סוג מסמך יש תיקייה משלו.
 
אז לכמה זמן צריך לשמור את המסמכים הבאים?

כמה זמן צריך לשמור תלושי שכר?

תלושי שכר - לשמור שנתיים. ניתן לזרוק רק אם יש טופס 106 על אותן שנים.

טופסי 106 - לשמור לתמיד. זוהי ההוכחה ששילמתם לביטוח לאומי וכן דיווח למס הכנסה אם תתבקשו. טופס 106הוא מסמך חובה בעת בקשה להחזר מס.

כמה זמן צריך לשמור דיווחים מחברות הביטוח?

ביטוח מנהלים, ביטוח חיים, ביטוח רפואי, ביטוח סיעודי, דיווח מקרן פנסיה - את כל אלה יש לשמור לתמיד. כדאי לשמור את הדיווחים מכל השנים כי הם ההוכחה על תשלום הפרמיות כסדרן. זה  הופך להיות קריטי אם יש חילוקי דעות בתביעת הביטוח.

כמה זמן צריך לשמור חשבונות?

טלפון, סלולארי, חשמל, גז, כבלים/לוויין, אינטרנט - לשמור שנה. זה ישמש אתכם למעקב אחר הוצאות וכהוכחה על תשלום אם יש חילוקי דעות עם ספק השירותים. תוכלו גם לבצע להשוואה בין חודשים לצורך בדיקה אם יש שינוי חד בגובה החשבון.

ארנונה - יש לשמור 7 שנים. אם יש טעות בחיובי הארנונה ניתן לתבוע החזרים לשבע השנים האחרונות.

כמה זמן צריך לשמור דיווחים שונים?

קופת חולים - מספיק לשמור את הדיווח האחרון.

קנסות תנועה - לשמור כהוכחה ששילמתם. אחרי שבע שנים יש התיישנות על קנסות תנועה (כמובן לא מדובר על עבירות חמורות שנידונו בבית משפט כמו במקרה של תאונה עם פצועים).

קנסות חנייה - 3 שנים ו-3 חודשים. לשמור כהוכחה ששילמתם. אחרי שלוש שנים ושלושה חודשים מיום משלוח הודעת הקנס/דרישת התשלום/התזכורת האחרונה, חלה התיישנות על העבירה.

תעודות אחריות - לשמור כל עוד האחריות בתוקף. מומלץ להכין תיק מיוחד לתעודות אחריות וחשוב לצרף לתעודת האחריות את חשבונית הקנייה. חשוב לציין מי הגורם האחראי לטיפול בכל מוצר (חנות/יבואן/אחר).

כמה זמן צריך לשמור דיווחים שוטפים?

דפי בנק - לשמור 3 חודשים. משמשים למעקב שוטף אחרי חשבון הבנק, שיקים שנפדו, חשבונות ששולמו וכדומה.

דיווח כרטיסי אשראי - לשמור 3 חודשים.  למעקב אחרי הקניות.  כדאי לבדוק האם החיוב שבוצע בכרטיס הוא שלנו.

פנקסי שיקים - לשמור שנה אחורה. למעקב אחר הוצאות, רכישות מיוחדות ותשלומים.

כמה זמן צריך לשמור דיווחים על חסכונות והלוואות?

תכניות חיסכון, קופות גמל, קרנות השתלמות - לשמור עד לפירעון התכנית. מכיוון שכל דיווח הינו דיווח מצטבר, כלומר סיכום של כל הנעשה בתכנית עד רגע הפקת הדיווח, מספיק לשמור את הדיווח האחרון, לצורך מעקב ולצורך הוכחה במידה ויש חילוקי דעות עם הבנק.

משכנתה, הלוואות מבנק, הלוואות מחברת האשראי - לשמור עד לסיום החזר ההלוואה. אלא אם ביצעתם שינוי באופן ההחזרים או תשלום שחורג מהמסלול הרגיל, מספיק לשמור את הדיווח האחרון.

כמה זמן צריך לשמור הסכמים וחוזים?

פתיחת חשבון בנק - לשמור כל עוד החשבון בתוקף. אם סגרתם את חשבון הבנק - שמרו לעוד שנה, למקרה של בירורים או חילוקי דעות.

הזמנת כרטיס אשראי - לשמור כל עוד הכרטיס פעיל.

הצטרפות לחברת הכבלים/לוויין - לשמור כל עוד ההסכם בתוקף.

הצטרפות לספק האינטרנט - לשמור כל עוד אתם מחוברים לספק.

הצטרפות לספק השירותים הסלולאריים - לשמור כל עוד אתם מחוברים לספק. אם עברתם לחברה אחרת שמרו לעוד שנה, למקרה שימשיכו לחייב אתכם בטעות.

חוזה עם מקום העבודה - לשמור לתמיד. יש בחוזה סעיפים הקשורים להפרשות פנסיוניות, החוזה ישמש בסיס משפטי במקרה של חילוקי דעות.

הצטרפות לקרן פנסיה - לשמור לתמיד.

פוליסות ביטוח מנהלים - לשמור לתמיד.