print header

מדריך לשימוש בכלי גוגל דוקס

 בתוכנות האופיס השונות של מיקרוסופט - וורד, אקסל, אאוטלוק ופאוור פוינט - לבטח כבר יצא לכם להתנסות, מכיוון שהן הפכו לכלי עבודה נפוצים במיוחד מאז שוחררו לראשונה לשוק בשנת 1993. אך בעשור האחרון קמה לחבילה הזו תחרות רצינית מצד אחת מחברות הטכנולוגיה הגדולות בעולם – גוגל, שפיתחה את שירותי גוגל דוקס (Google Docs) החינמיים, שמאפשרים לעשות את כל מה שניתן לעשות בכלים של מיקרוסופט, רק בצורה מקוונת לחלוטין, ללא צורך להתקין אף תוכנה על המחשב, ובאופן שמחזק את יכולת העבודה המשותפת על מסמכים. מכיוון שכך, רבים כבר משתמשים באופן יומיומי וקבוע בכלים של גוגל דוקס (שעובד כיום חלק מחבילת גוגל דרייב), אך לאלו מכם שטרם מכירים אותם לעומק או שעדיין לא יצא להם להתנסות בהם, הכנו את המדריך הבא – שיעזור לכם להבין מה הם אותם כלים וכיצד ניתן לעבוד איתם באופן בסיסי, וכן ייתן כמה טיפים לשימוש מתקדם יותר בהם.

שימוש בכלי גוגל דוקס: אייקונים של כלי גוגל דוקס השונים

אז מה זה גוגל דוקס? 

את גוגל דוקס השיקה חברת גוגל בשנת 2006, וזוהי כאמור חבילת כלי עבודה ומשרד מקוונים הפועלים דרך כל דפדפן בלי שיש צורך להורידם אל המחשב האישי כדי להשתמש בהם. הכלים הכלולים במסגרת חבילה זו הם: מעבד תמלילים, כלי ליצירת גיליונות אלקטרוניים, כלי ליצירת מצגות וכלי ליצירת טפסים דיגיטליים.

מכיוון שגוגל דוקס הוא חלק משירות אחסון הקבצים של גוגל, "כונן גוגל" (Google Drive), אתם יכולים לשמור ולנהל את כל המסמכים שאתם יוצרים באופן מקוון, לכן יש לכם גישה אליהם מכל מקום ומכל מכשיר שברשותכם, כשכל שאתם צריכים לעשות הוא להתחבר לחשבון הגוגל שלכם.

שימוש בכלי גוגל דוקס: לוגו גוגל דרייב

כך תשתמשו בכלים השונים של גוגל דוקס

לכל כלי הגוגל דוקס השונים יש כמה אפשרויות בסיסיות המשותפות להם וכדאי שתכירו, כך שתוכלו להתחיל להשתמש בהם ללא שום בעיה:

1. ההתחברות לכלים של גוגל דוקס היא פשוטה למדי, וכאמור לא דורשת התקנה של שום תוכנה על המחשב. כל מה שאתם צריכים לעשות זה לבחור באיזה כלי אתם רוצים להשתמש, להיכנס אליו דרך הקישורים שצירפנו לכם כאן ולהתחבר אל חשבון הגוגל שלכם (אם טרם יש לכם אחד כזה, תצטרכו לפתוח כדי להשתמש בגוגל דוקס).

2. כעת, כאשר אתם בתוך המסך הראשי של הכלי שבחרתם, תוכלו לפתוח מסמך חדש על ידי לחיצה על האייקון אייקון פלוס צבעוני שבצד ימין התחתון של המסך או שלצד השבלונות הקיימות .

3. במסמך שייפתח בפניכם תוכלו לעבוד ממש כמו על כלי אופיס המוכרים שלכם, מכתיבת מסמכים במעבד התמלילים, דרך יצירת טבלאות בגיליון האלקטרוני ועד הרכבת מצגות וטפסים בכלים האחרים. זכרו שכעת כל מה שתעשו בעמוד זה ישמר בכל רגע נתון על ידי המערכת, והקובץ עצמו יוצג בעמוד הראשי שלכם - בלי שתצטרכו לבצע כל פעולת שמירה.

4. כדי שלא להתבלבל בין המסמכים השונים שלכם - תוכלו לתת שם לכל מסמך חדש שפתחתם, באמצעות לחיצה על שדה הכותרת העליון, הנמצא בצד ימין-העליון של המסך, ובו יתאפשר לכם לקבוע את שמו של המסמך כרצונכם.

שימוש בכלי גוגל דוקס: סימון מיקום כותרת המסמך

5. כדי להזמין אנשים אחרים להשתתף בניהול המסמך עליו אתם עובדים בגוגל דוקס - כך שתוכלו לערוך את המסמכים יחדיו באופן שיתופי - עליכם פשוט ללחוץ על הכפתור "שיתוף" שבחלק השמאלי העליון של המסמך. כעת, בחלון שנפתח בפניכם, בשדה "אנשים", התחילו להזין את כתובות המייל של אלו שתרצו לשתפם בעריכת המסמך; לאחר הזנת כל מייל לחצו "אנטר" ועברו אל השם הבא. אם תרצו להוסיף הודעה פרטית אל האנשים שאליהם אתם שולחים את ההזמנה להשתתפות בעריכת הקובץ (למשל, כדי שיבינו מה בדיוק מטרתו) כתבו זאת בשדה "הוסף הערה", ולסיום לחצו על "בוצע" כדי שהודעה תשלח במייל לאנשים אותם אתם מזמינים לערוך את המסמך, והם יקבלו גישה אליו.

שימוש בכלי גוגל דוקס: שיתוף המסמך שנוצר עם אחרים באמצעות הודעה או קישור

6. אם אתם לא מעוניינים להתחיל להזין אחד-אחד את שמות האנשים שברצונכם לערוך איתם את המסמך, ובמקום זאת מעדיפים לאפשר להם גישה למסמך באמצעות שליחת קישור אל הקובץ – גם זה אפשרי. לחצו על הכיתוב "קבל קישור שניתן לשיתוף" בפינה השמאלית העליונה של חלון השיתוף, ואז יופיע בפניכם חלון חדש ובו קישור שתוכלו להעתיק ולשתף עם אחרים כדי לתת להם גישת עריכה אל המסמך.

7. אם ברצונכם להוריד אל מחשבכם קובץ גוגל דוקס שיצרתם ולהשתמש בו כקובץ וורד, אקסל, פאוורפוינט, PDF וכדומה, תוכלו לעשות זאת בקלות וללא שום בעיה. פשוט לחצו על הלשונית "קובץ" בסרגל הכלים העליון של המסמך, בחרו באפשרות "הורד כ..." ובחרו את הפורמט שבו תרצו לשמור את הקובץ. 

שימוש בכלי גוגל דוקס: הורדת מסמך מגוגל דוקס והפיכתו לפורמט אופיס
8. דעו כי בכל עת אתם יכולים לשוב מן המסמך שבו אתם נמצאים אל העמוד הראשי שבו מקובצים כל המסמכים שיצרתם, וזאת באמצעות לחיצה על האייקון אייקון דוקס המופיע בצד הימני העליון של המסמך.

טיפים לשימוש מתקדם בכלי גוגל דוקס

אחרי שהבנתם כיצד תוכלו להתחיל לעבוד עם כלי הגוגל דוקס השונים והתוודעתם לאפשרויות הבסיסיות שלהם, הגיעו הזמן שתכירו מספר טיפים לשימושים מעט יותר מתקדמים שתוכלו לעשות ב-2 מהכלים היותר נפוצים של גוגל דוקס – מעבד התמלילים וה-Sheets.

טיפים לשימוש במעבד התמלילים של גוגל דוקס

תייגו אנשים בתוך המסמך בעזרת הערות

אם אתם עובדים על מסמך מסוים ביחד עם אנשים נוספים, אך תוך כדי העבודה עולה הצורך לתת הערה או תזכורת המיועדת רק לאחד או לכמה מן האנשים איתם אתם עובדים, ולא לכולם – תוכלו לעשות זאת באמצעות תיוגו בטקסט שעליו אתם רוצים להעיר. פשוט סמנו את המילה, השורה או הפסקה שברצונכם להעיר עליה, לחצו על הלחצן הימני של העכבר ובתפריט שיפתח בפניכם בחרו ב"תגובה". בחלונית הקטנה שתפתח בפניכם בצד המסך, כתבו + ואז ברצף את שם האדם שאליו אתם רוצים לכוון את הערתכם. כתבו את ההערה לחצו על "אישור" והודעת מייל תשלח לאדם אותו תייגתם. אם תרצו להקצות משימה לאדם מסוים דרך המסמך, סמנו את התיבה "הקצאה ל:...".

שימוש בכלי גוגל דוקס: הוספת הערה לאדם מסוים במסמך גוגל דוקס

מצאו תפריטים וכלים במהירות

במקום להסתבך עם שלל התפריטים והכלים שהמערכת של גוגל דוקס מציעה, אתם פשוט יכולים למצוא הכל בקלות בעזרת כלי ה"חיפוש בתפריטים". אם אתם יודעים מה שמו של הכלי או האפשרות שאתם מחפשים, לחצו על Alt + / ותפריט ובו שדה שבאמצעותו תוכלו לחפש כל כלי בעזרת שמו יופיע בפניכם.

צרו מילון אישי לביטויים פרטיים בשימוש מרובה

כלי האיות של גוגל דוקס יעיל למדי, ובדומה לוורד גם הוא יודע לזהות מילים שאינן מוכרות ולסמן אותן בקו אדום כדי שתוכלו לתקן את המסמך שלכם. אך אם אתם עובדים על מסמך שבו אתם רוצים להשתמש יותר מפעם אחת במילה או בביטוי שאינם מוכרים בעברית אך הם חלק מהעגה המקצועית או האישית שלכם – ודאי לא תרצו שהם יסומנו בקו אדום בכל פעם שתכתבו אותם.

כדי להימנע מן המצב הזה כל מה שאתם צריכים לעשות הוא להוסיף את הביטוי שלכם לכלי המילון האישי: גשו ללשונית "כלים" בתפריט העליון של המסמך, בתפריט שיפתח בפניכם בחרו באפשרות "איות" ואז בתת-התפריט באפשרות "מילון אישי". כעת בחלון שיפתח בפניכם כתבו את הביטוי שברצונכם להכניס אליו, לחצו על "הוסף" ולאחר מכן על "אישור". כעת תראו שבמסמך עצמו הביטוי שהכנסתם כבר אינו מסומן בקו אדום והוא נחשב תקין.

שימוש בכלי גוגל דוקס: הוספת מילים וביטויים למילון האישי

טיפים לשימוש בכלי ה-Sheets של גוגל דוקס

תרגמו משפה אחת לשנייה באמצעות נוסחה

אם יש לכם טקסט באנגלית או בכל שפה אחרת שאתם רוצים להכניס לטבלה שלכם, אך ברצונכם להכניסו לא בשפת המקור אלא לתרגם אותו לעברית – פשוט הכניסו את הנוסחה הבאה אל תוך העמודה שבה אתם רוצים שיופיע:

("GOOGLETRANSLATE ("word", "language1", "Language2= 

בגרשיים הראשונים שבתוך הסוגריים  הכניסו את המילה או הביטוי שאתם רוצים לתרגם בשפת המקור, בגרשיים השניים הכניסו את שתי האותיות הראשונות של השפה ממנה אתם רוצים לתרגם (נניח en לאנגלית) ובגרשיים השלישיים הכניסו את שתי האותיות הראשונות של השפה אליה אתם רוצים לתרגם (he לעברית). אם תעשו זאת נכון, הביטוי המתורגם יופיע בתא שאליו הכנסתם את הפונקציה, בדיוק כמו שמופיע בתמונה מטה:

שימוש בכלי גוגל דוקס: תרגום באמצעות הפעלת נוסחה

הוסיפו תמונה באמצעות פונקציה

אם אתם רוצים להוסיף תמונה כלשהי שמצאתם באינטרנט אל הגיליון האלקטרוני שלכם, כל מה שאתם צריכים לעשות זה לכתוב את הפקודה הבאה =IMAGE("…") בתוך התא שאליו אתם רוצים להוסיף את התמונה. אל תוך הגרשיים שבתוך המרכאות העתיקו את כתובת התמונה שאתם רוצים שתופיע בגיליון שלכם, והיא תעלה מיידית. אם תרצו לעשות שינויים בתצורה שלה או באופן בו היא מוצגת, העזרו בהוראות האוטומטיות שמספק הכלי ותוכלו לשנות את הממדים שלה.

הוסיפו תיבות סימון

אם אתם משתמשים בכלי הגוגל דוקס כדי לתאם פרויקטים שונים בין אנשים או לבנות לוח מטלות/משימות, תוכלו לדאוג לכך שכאשר כל אחד מהמשתתפים יעשה את חלקו, הוא יסמן זאת על גבי המסמך – כך שתדעו שסיים את מה שעליו לבצע. כדי לעשות זאת פשוט הוסיפו תיבת סימון בתא הסמוך לשם האדם או המשימה: עמדו על התא שבו תרצו להוסיף את התיבה, לחצו על "הוסף" ובתפריט בחרו "תיבת סימון".

שימוש בכלי גוגל דוקס: הוספת תיבת סימון

 

הצטרף בחינם לשירות
התכוונת ל:
בלחיצתך על "הרשם", הינך מסכים ל תנאי שימוש ו הצהרת הפרטיות שלנו

כתוב תגובה

תוכן התגובה:
הצג את כל התגובות (0)
הצטרף בחינם לשירות
התכוונת ל:
בלחיצתך על "הרשם", הינך מסכים ל תנאי שימוש ו הצהרת הפרטיות שלנו