בימינו, כאשר הדואר האלקטרוני כבר התקבע כאחת מדרכי התקשורת המקובלות ביותר, תוכנת האאוטלוק של מייקרוסופט בהחלט תופסת מקום של כבוד ככלי חשוב בסידור וניהול רשימת המיילים שלנו. גם אם כיום יש לה מתחרים חזקים ומובילים, כדוגמת ג'ימייל של גוגל, התוכנה הזאת עדיין נמצאת בשימוש בקרב רבים, בעיקר במשרדים ובמקומות עבודה, אך גם בקרב משתמשים פרטיים, והיא מאפשרת לנו לסדר ולנהל לא רק את המיילים שלנו, אלא גם את יומן האירועים ואת סדר היום שלנו. לאאוטלוק יש יתרונות ואפשרויות שימוש רבות מספור, וכדי לעזור לכם להשתמש בתוכנה הזאת מעט יותר בתבונה וביעילות, אנו מביאים בפניכם 10 טיפים ועצות שיכירו לכם כמה מהיכולות השימושיות שהיא מציעה לנו. שימו לב: הטיפים בכתבה זאת מתייחסים לגרסת אופיס 2013 של התוכנה.
1. תזמון שליחת מיילים באופן אוטומטי
לעיתים לא נרצה לשלוח מייל בו ברגע שאנו כותבים אותו, אלא נעדיף לתזמן את שליחתו לשעה מאוחרת יותר, או אף לתאריך אחר. כך קורה לדוגמה אם אנו כותבים לאדם שנמצא באזור זמן שונה מאיתנו ואנו רוצים שהמייל יגיע אליו בשעות עבודתו, או למשל במקרים שבהם נרצה לשלוח מייל בשעות או בימים בהם אנחנו איננו נמצאים מול המחשב. כך תוכלו לעשות זאת:
-
פתחו את חלון כתיבת המייל ולחצו על "אפשרויות" בתפריט העליון.
-
לחצו על האפשרות "השהה מסירה".
-
בחלון שייפתח, תחת הכותרת "אפשרויות מסירה", מצאו את תיבת הסימון שליד האפשרות "אל תמסור לפני" וודאו כי היא מסומנת. בשדות הסמוכים לתיבה זאת תוכלו להגדיר ולכוון באיזה תאריך ושעה מדויקת ייצא המייל שלכם באופן אוטומטי.
-
לחצו על כפתור "סגור" והאאוטלוק ישמור את הגדרותיכם.
-
הקלידו את המייל שברצונכם לשלוח, לחצו על "שליחה", והאאוטלוק ישלח את המייל שלכם באופן אוטומטי בזמן שהגדרתם לו.
2. הצגת התראה במקרה שלא התווסף קובץ שרציתם לשלוח למייל
כמה פעמים רציתם לצרף למייל קובץ מסוים, כבר ציינתם "מצורף בזאת...", אך למרבה הצער שכחתם בסופו של דבר להוסיף את הקובץ למייל? אם יש לכם מזל, אתם שמים לב לכך מיד לאחר השליחה ומצרפים מייל נוסף הנושא את הכותרת "ועכשיו עם הקובץ..." ואם אין לכם מזל, רק לאחר שבן שיחכם מעיר לכם על כך אתם שמים לב לטעות. באמצעות הטיפ הבא תוכלו להימנע מהמבוכה להבא:
-
בתפריט העליון בחרו באפשרות "קובץ".
-
בתפריט הצדי שנפתח בפניכם בחרו באפשרות "אפשרויות".
-
בתפריט הצדי בחלון שיפתח בפניכם בחרו באפשרות "דואר".
-
תחת הכותרת "שלח הודעות", תמצאו את תיבת הסימון "הצג לי אזהרה כאשר אני שולח הודעה שייתכן כי חסר בה קובץ מצורף". וודאו כי תיבה זו מסומנת.
-
לחצו על כפתור "אישור" בתחתית החלון, ומעתה בכל פעם שתעמדו בפני שליחת מייל בו כתובים צירופים כדוגמת "מצורף בזאת..." או ב"קובץ המצורף..." אך בפועל לא יצורף אליו שום קובץ, האאוטלוק יתריע על כך לתשומת ליבכם.
3. ייעול העבודה באאוטלוק עם קיצורי מקלדת שימושיים
קיצורי מקלדת הם כלים שימושיים ואהובים בכל תוכנה, אך בתוכנה כמו אאוטלוק, המשמשת באופן תדיר במהלך יום עבודה, זהו כלי שימושי עוד יותר מהרגיל עבור חסכון בזמן יקר וביצוע פעולות רבות במהירות ובקלות ללא צורך בשימוש בעכבר. יש מספר לא מבוטל של קיצורי מקלדת לאאוטלוק, אך אנו נביא בפניכם כאן 6 משמעותיים ונפוצים במיוחד:
-
לפתיחת חלון כתיבת מייל – לחצו Ctrl+N
-
לשליחת מייל – Ctrl+Enter
-
לפתיחת חלון לכתיבת תגובה למייל שקיבלתם – Ctrl+R
-
להעברת מייל (Ctrl+F – (FWD
-
לביצוע בדיקת דקדוק – F7
-
להרצת תהליך שליחה/קבלה – F9
4. הימנעות מהקלדה חוזרת של תוכן על ידי השלמה אוטומטית
אם אתם צריכים לשלוח לעתים קרובות מיילים המכילים את אותו המסר והתוכן בדיוק, ודאי תשמחו לשמוע שניתן להגדיר השלמה אוטומטית של תוכן על ידי האאוטלוק, דבר שיעזור לכם להימנע מהקלדה של אותו הטקסט פעם אחר פעם. באמצעות הטיפ הזה תוכלו להקליד רק מספר אותיות מהטקסט השלם, ואת השאר ישלים האאוטלוק, על פי הוראתכם, באופן אוטומטי.
-
היכנסו אל חלון כתיבת המייל והקלידו את רצף המילים או המשפטים שברצונכם להגדיר עבור ההשלמה האוטומטית.
-
לאחר שהקלדתם את הרצף, סמנו אותו באמצעות לחיצה על המקש השמאלי של העכבר וגרירתו על גבי המילים.
-
גשו לתפריט העליון של החלון ובחרו באפשרות "הוספה". בסרגל האפשרויות שיפתח בפניכם, בחרו "חלקים מהירים".
-
בתת התפריט שנפתח בפניכם הצביעו על "טקסט אוטומטי", ולחצו על "שמור את הקטע הנבחר בגלריית הטקסט האוטומטית".
5. הפיכת המייל למהימן ובטוח יותר באמצעות חתימה דיגיטלית מזהה
כאשר אתם שולחים במייל מסמכים בעלי חשיבות גבוהה ומעוניינים שהצד המקבל יתרשם כי המסמכים הגיעו אליו ממקור מהימן ומוסמך, ושאכן אתם הם השולחים ולא מתחזים למיניהם, ביכולתכם להשתמש בחתימה הדיגיטלית שמציע האאוטלוק, המהווה אישור תקף לכל אלו. למדו כיצד להשיג חתימה שכזאת באמצעות הטיפ הבא.
-
בסרגל העליון לחצו על האפשרות "קובץ".
-
בסרגל הצדדי שייפתח לחצו על האפשרות "אפשרויות".
-
בתפריט הצדדי בחלון שייפתח בפניכם, לחצו על האפשרות "מרכז יחסי האמון".
-
תחת הכותרת "מרכז יחסי האמון של Microsoft Outlook", תמצאו את הכפתור "הגדרות מרכז יחסיי האמון" – לחצו עליו וחלון ההגדרות יופיע בפניכם.
-
בתפריט הצדי של חלון זה, גשו אל האפשרות "אבטחת דואר אלקטרוני".
-
תחת הכותרת "מזהים דיגיטליים (אישורים)" תמצאו את הכפתור "קבלת מזהה דיגיטלי". לחצו עליו ותועברו אל דף אינטרנט של מייקרוסופט, שייתן בידיכם הנחיות ברורות כיצד להשלים את התהליך.
6. עריכת הלוח היומי כך שיציג מרווחים קטנים יותר מחצי שעה
ביומן האירועים היומי שמציע לנו האאוטלוק, החלוקה הפנימית של שעות היממה נעשית בדרך כלל במרווחים של חצי שעה. אך עולה השאלה: מה אם סדר היום שלנו מעט יותר עמוס, ובתוך שעה בודדת יש לנו מספר פעילויות שמשך כל אחת מהן הוא פחות מחצי שעה? כיצד נכניס אותן ליומן? במקרה שכזה, באמצעות הטיפ הבא, תוכלו בקלות להגדיר ביומן חלוקת פנים שעתית שונה, החל מחלוקה לרבעי שעה ועד חלוקה של 5 דקות.
-
עברו לתצוגה היומית בתוך לוח השנה, ולחצו עם המקש הימני של העכבר על תא אקראי מתוך התאים שביומן.
-
בתפריט שנפתח בפניכם, בחרו באפשרות "הגדרות תצוגה".
-
בחלון ההגדרות שיפתח בפניכם, לחצו על הכפתור "הגדרות אחרות".
-
בחלונית שתפתח בפניכם, תחת הכותרת "תצוגת יום ושבוע" תמצאו את התפריט הנגלל "ציר זמן". פתחו את התפריט ובחרו באפשרות החלוקה הרצויה לכם.
-
אשרו את ההגדרות החדשות, וחלוקת השעות על הלוח היומי תשתנה בהתאם.
7. ייחוד מראה של מיילים שלא נקראו
רבים מאיתנו מתמודדים עם כמויות גדולות של מיילים במהלך היום, ולכן מכירים את התופעה שבה מיילים שאנו לא פותחים ומשאירים לקריאה עתידית, הולכים בסופו של דבר לאיבוד בין שלל המיילים האחרים. כדי למנוע זאת, השתמשו בטיפ הבא, באמצעותו תוכלו לייחד את המראה של המיילים שטרם נקראו ברשימת הדואר הנכנס, כך שאין סיכוי שתאבדו אותם שוב.
-
בתפריט העליון בחרו באפשרות "תצוגה".
-
בתפריט שנפתח בפניכם לחצו על "הגדרות תצוגה".
-
בחלון שנפתח בפניכם לחצו על כפתור "עיצוב מותנה".
-
בחלונית "עיצוב מותנה", ודאו שתיבת הסימון "הודעות שלא נקראו" מסומנת, והסירו את הסימונים מכל התיבות האחרות.
-
לחצו על הכפתור "גופן" המופיע בחלונית.
-
חלונית נוספת תפתח בפניכם, ובה תוכלו להגדיר מחדש כיצד ייראו המיילים שטרם נקראו ברשימת הדואר הנכנס. תוכלו לבחור שהם יודגשו באמצעות צבע גופן אחר, לשנות את גודלם, ואפילו לסמן אותם באמצעות קו תחתון.
-
כאשר אתם מסיימים לבצע את ההגדרות, אשרו את השינויים, והמיילים שטרם נקראו בתיבת המייל שלכם יסומנו בהתאם.
8. שימוש בתיקיית חיפוש לזירוז העבודה
כאמור, כאשר מדי יום ביומו מצטברים לנו עוד ועוד מיילים בתיבת הדואר, מהר מאוד נתחיל ללכת לאיבוד בבלגן, ולכן אפשרות החיפוש החכם שמציע האאוטלוק היא כה הכרחית וחיונית. אם אתם מוצאים את עצמכם מחפשים פעמים רבות אחר מיילים מאותו הסוג, נניח מיילים המכילים מילים מסוימות או מיילים המתקבלים מאדם מסוים, האאוטלוק נותן בידיכם כלי יעיל מאוד שיחסוך לכם את החיפוש החוזר ונשנה: תיקיית חיפוש שתסנן אליה ישירות מיילים על פי קריטריונים ברורים שאתם בוחרים. קראו את הטיפ הבא כדי להבין כיצד ליצור תיקייה שכזאת:
-
בסרגל העליון בתצוגת הדואר, עברו אל האפשרות "תיקייה".
-
בסרגל האפשרויות שייפתח בפניכם בחרו ב"תיקיית חיפוש חדשה".
-
בחלון שייפתח בפניכם, סמנו את הקריטריון שעל פיו אתם מעוניינים שהאאוטלוק יסנן מיילים לתיקייה. תוכלו לבחור בין מיילים המגיעים ממשתמשים מסוימים, דואר המכיל מילים מסוימות ואפשרויות נוספות.
-
אם אתם רוצים לקבוע כמה תנאים לסינון ביחד, למשל: דואר הנשלח ממשתמש מסוים וגם מכיל מילים מסוימות, בחרו באפשרות "יצירת תיקיית חיפוש מותאמת אישית".
-
לאחר בחירת קריטריון הסינון הרצוי, יופיע מתחת לרשימה כפתור "בחירה". לחצו עליו כדי להגדיר מהו הקריטריון באופן מדויק.
-
הגדירו את הקריטריון, אשרו על ידי לחיצה על כפתור אישור, והתיקייה תופיע באופן אוטומטי ברשימת התיקיות שלכם.
9. קבלת תגובות למייל שנשלח מהאאוטלוק בחשבון דואר אלקטרוני אחר
מכירים את שירות "עקוב אחריי", שבו אתם יכולים לתת הוראה ששיחות המתקבלות למספר הטלפון שלכם ינותבו אל מספר טלפון אחר? אז תתפלאו לשמוע שגם באאוטלוק יש מנגנון הפועל על אותו העקרון, ומאפשר לכם לקבל תגובות למיילים ששלחתם דרך כתובת האאוטלוק שלכם בכתובת מייל אחרת, על פי הגדרתכם. תעשו זאת כך, באמצעות ההוראות שבטיפ הבא:
-
בתפריט העליון, לחצו על האפשרות "קובץ".
-
מבין האפשרויות שיוצגו בפניכם בחלון המרכזי שייפתח, בחרו ב"הגדרות חשבון". בתפריט המשני שייפתח בחרו באפשרות "הגדרות חשבון...".
כתוב תגובה
תוכן התגובה:
שם מלא: