7 טיפים יעילים לעבודה עם מסמכי וורד

19 שנים עברו מאז שהשתמשנו לראשונה בתוכנת "וורד 97" של חברת מיקרוסופוט, ועדיין קיימות בה כל כך הרבה אפשרויות שטרם הספקנו להכיר. התוכנה השתכללה עם השנים וכעת מכילה אפשרויות שמקלות ומייעלות את עבודתנו עם מסמכים, בין שאנו משתמשים בה בעבודה המשרדית ובין שמדובר בהכנת ברכת יום הולדת לאחד החברים. במדריך המפורט הבא תתוודעו ל-8 טיפים לשימוש יעיל ונוח בתוכנת הוורד, שיהפכו את עבודתכם בה לנעימה ופשוטה יותר. 

תמונות המדריך הן מגרסת וורד 2013, אך חלקן מתאימות גם לוורד 2010.

1. הוספת כותרת עליונה ותחתונה

אם אתם נוהגים למספר את הדפים שלכם, או מעוניינים שלכל אורך המסמך יופיע כיתוב או תמונה מסוימת, האפשרות הזו תחסוך לכם הרבה זמן ומאמץ. כדי להתחיל, כל שעליכם לעשות זה ללחוץ פעמיים על ראש המסמך (החלק העליון של הדף עצמו), ויפתח לכם תפריט הכותרות, כפי שמוצג בתמונה הבאה. יש לציין שישנה אפשרות שהסדר שבו יופיעו האפשרויות יהיה בצורה מעט שונה, אז פשוט תקראו בעיון את האפשרויות שקופצות לאחר שביצעתם את פעולת הלחיצה.

• כותרת עליונה/תחתונה - האפשרויות האלה יעזרו לכם להוסיף בקלות כותרת בראש או בתחתית העמוד. לאחר שהוספתם את הכותרת הרצויה, לחצו פעמיים על אמצע הדף בכדי שתוכלו לשוב להקליד על המסמך. 

• מספר עמוד - האפשרות הזו תעזור לכם למספר עמודים באופן אוטומטי, כשיש באפשרותכם לבחור את המיקום הרצוי של המספר, את גודלו ועיצובו. לאחר שמספרתם את העמודים, לחצו פעמיים על אמצע הדף בכדי שתוכלו לשוב להקליד את המסמך.

• תאריך ושעה - האפשרות הזו תעזור לכם להוסיף תאריך ושעה באופן אוטומטי לפי התבנית המועדפת עליכם. לאחר שביצעתם את הפעולה, לחצו פעמיים על אמצע הדף בכדי שתוכלו לשוב להקליד על המסמך.

• חלקים מהירים - האפשרות הזו תעזור לכם להוסיף טקסט בכותרת באופן מוקצה מראש. לדוגמה: לאחר שבחרתם במאפיין מסמך, תוכלו ללחוץ על "דואר אלקטרוני של חברה", להזין את הכתובת, וכך תוכלו להוסיף את המייל שלכם במהירות.

• תמונה/אוסף תמונות - האפשרות הזו תעזור לכם להוסיף תמונה לכותרת המסמך מהמחשב או מאוסף התמונות של אופיס.

2. פיצול תצוגת מסמך

אם אתם מעוניינים לעבוד על חלקים שונים באותו המסמך במקביל, תוכלו לעשות זאת בקלות על ידי פיצול המסך ל-2 תצוגות.

• בסרגל האפשרויות, לחצו על תצוגה ולאחר מכן על פצל.

• כעת יהיה לכם קו מפריד בין 2 המסמכים, כך שתוכלו לעבוד על שניהם בו זמנית. שימו לב שכל שינוי שתערכו בעמוד מסוים יופיע ב-2 המקטעים, כך שתוכלו לערוך את הטקסט שלכם מבלי חשש לכך שאתם עובדים על 2 טפסים שונים.

• כדי לבטל את האפשרות, לחצו על הסר פיצול.

3. שליטה נוחה וחופשית בתמונות

בעיה שמוכרת לכולם בוורד של מיקרוסופט היא השליטה המסורבלת במיקום התמונה. אם ברצונכם להציב תמונות אחת ליד השנייה ואפילו מאחורי או מלפני טקסט, תוכלו לעשות זאת בקלות:

• לחצו על התמונה שבמסמך עם הלחצן הימני של העכבר, ובחרו בגלישת טקסט.

• בשורה עם טקסט – התמונה תתאים את עצמה לטקסט. זוהי אפשרות ברירת המחדל.
• ריבוע – הטקסט יתאים את עצמו לתמונה.
• צמוד – הטקסט יתאים את עצמו לתמונה ויצמד אליה. 
• דרך – הטקסט יתאים את עצמו לתמונה ויעבור דרכה אם יתאפשר לו.
• עליון ותחתון – הטקסט יקיף את התמונה מעל ומתחת.
• מאחורי הטקסט – התמונה תופיע מאחורי הטקסט.
• לפני הטקסט – התמונה תופיע מלפני הטקסט.
• ערוך נקודות גלישה – תוכלו לערוך בעצמכם את נקודות גלישת הטקסט.

4. דחיסת תמונה

אם רציתם פעם לשלוח קובץ וורד עמוס בתמונות דרך הדואר האלקטרוני, אך הוא שקל יותר מדי, תשמחו לדעת שיש פתרון קל ויעיל לבעיה הזו. כל מה שעליכם לעשות הוא לדחוס את התמונות.

• בחרו את התמונה שברצונכם לדחוס.
• בסרגל האפשרויות לחצו על עיצוב אובייקט ואז על דחוס תמונה. יתכן כי באפשרויות שלכם יופיע רק האייקון שנמצא בצמוד ל"דחוס תמונה", ויש ללחוץ עליו. 

• אם ברצונכם לדחוס את כל התמונות שבמסמך, בטלו את סימון התיבה "החל על תמונה זו בלבד".

5. התאמת מסמך הוורד לכל גרסה של התוכנה

וורד בגרסת 2010 ומעלה שומר קבצים עם הסיומת DOCX כברירת מחדל. תוכנות וורד ישנות יותר (2003, 97) לא יכולות לקרוא את המסמכים האלה, אלא מסמכים מסוג DOC. לכן, אם אתם שולחים את הקובץ בדואר אלקטרוני וחברכם טוען שאינו יכול לפתוח אותו, יתכן שזו הבעיה. כדי לפתור אותה, כל שעליכם לעשות הוא לשמור את הקובץ כ-DOC.

• לשמירת מסמך כקובץ DOC, לחצו על קובץ ובחרו בשמירה בשם.

• לאחר שבחרתם היכן ברצונכם לשמור את הקובץ, בחרו בקטגוריית שמור כסוג בקובץ Word 97-2003 document (*.doc) ושמרו.

6. שמירת מסמך וורד כקובץ PDF

אם אתם רוצים להכין קובץ קריא בלבד מהמסמך אותו הכנתם, שאותו לא יהיה ניתן לערוך, תוכלו לשמור אותו בתור קובץ מסוג PDF.

• לחצו על קובץ ובחרו ביצא.
• בחרו באפשרות צור מסמך PDF/XPS ובחרו היכן לשמור את המסמך.

7. הגנה על מסמכים באמצעות סיסמה

אם ברצונכם להצפין מסמכים מפני עיניים חטטניות שעלולות לבצע שינויים בקובץ, תוכלו לעשות זאת בקלות עם סיסמה לבחירתכם.

• לחצו על קובץ, ובחרו במידע.
• בחרו בהגן על המסמך ולחצו על הצפן באמצעות סיסמה.

• כעת בחרו את הסיסמה שלכם, ולאחר מכן הקישו אותה בשנית.

• מעתה בכל פעם שמישהו ינסה לפתוח את הקובץ, הוא יידרש להקיש את הסיסמה שיצרתם.

אם יש לכם עוד טיפים לעבודה עם קבצי וורד

שתפו אותם איתנו בתגובות.