6 טיפים מצוינים לשימוש בתוכנת הפאוור פוינט

1. הכירו קיצורי מקשים שימושיים

קיצורי מקשים הם כלי יעיל במיוחד על מנת לחסוך זמן ולעבוד באופן יעיל ומהיר יותר. גם בפאוור פוינט קיימים כמובן קיצורי מקשים שיכולים להיות שימושיים במיוחד עבורכם, בין אם אתם בדיוק עובדים על מצגת ובין אם אתם מציגים אותה לאחרים:

קיצורי מקלדת שימושיים במצב תצוגה:

• N – מעבר לשקופית הבאה
• P – מעבר לשקופית הקודמת
• מספר + אנטר – מעבר לשקופית שמספרה זהה למספר שהקשתם
• Ctrl+P – מאפשר לצייר על המצגת עם עט דיגיטלית (יוסבר בהמשך)
• Ctrl+T – מאפשר להציג את שורת המשימות של ווינדוס בזמן שהתוכנה במצב תצוגה

קיצורי מקלדת שימושיים למצב עבודה:

• Ctrl+N – יצירת מצגת חדשה
• Alt+N – מעבר אל לשונית הגדרת מעברים

2. החזירו את המיקוד אליכם באמצעות החשכת המסך בזמן המצגת

הטריק הבא גם הוא סוג של קיצור מקלדת, אך חשוב להבין למה בדיוק הוא טוב, ולכן נסביר לכם זאת: כשאנו מציגים את המצגת שלנו, אם זה בפני חברים ובני משפחה בסלון ואם זה בפני עמיתים לעבודה או אנשים שאנו מרצים בפניהם – אנחנו רוצים ומצפים שהעיניים שלהם יהיו ממוקדות במצגת ושהם יקדישו את הריכוז שלהם לדברים המופיעים בה. עם זאת, כל מי שמנוסה בהצגת מצגות יודע שלעיתים הקשב של הקהל מוסח או נאבד לאחר זמן מסוים, ואם לא תופסים אותו בחזרה בו במקום אתם עלולים למצוא את עצמכם מדברים לעצמכם.

אז איך מחזירים את המיקוד של הקהל אל המצגת? יש כל מיני דרכים רטוריות וחזותיות לעשות זאת, אבל יש גם את הטריק הפשוט הבא שיעזור לכם להשיב אליכם את תשומת ליבם של אלו החוזים במצגת שלכם בעזרת הפתעה קטנה ובלתי צפויה: כל מה שאתם צריכים לעשות הוא ללחוץ על קיצור המקשים CTRL+B, בזמן שאתם במצב תצוגה; המצגת שלכם תחשך לפתע, עיני האנשים יפקחו חזרה לכיוונכם כדי לבדוק מה גרם להפסקה הפתאומית, ואז לחצו שוב על Ctrl+B והמצגת תחזור לתצוגה מלאה שוב.  

3. הסירו את הרקעים של התמונות שלכם, כך שישאר חלק התמונה שבאמת חשוב למצגת

שילוב של תמונות ועזרים חזותיים הוא חלק כמעט נדרש כיום בכל עיצוב של מצגת שמכבדת את עצמה, כשישנם רבים היוצרים מצגות המורכבות מיותר תמונות מאשר טקסט. עם זאת, הכנסת תמונות העמוסות בפריטים רבים מדי שאינם קשורים למצגת, או הוספת תצלומים בעלי רקע שאינו הולם את עיצוב השקופית – יכול רק לפגוע במצגת שלכם ולפגום בנראות שלה. כדי להימנע מן המצב הזה, תוכלו להסיר את הרקע מתמונה שאתם מצרפים למצגת שלכם בדרך הפשוטה הבאה:

א. לחצו על התמונה שאת רקעה אתם רוצים להסיר, ובחרו בלשונית "עיצוב אובייקט" בסרגל הכלים העליון.

ב. כעת בחרו באפשרות "הסר רקע", שבקצה הימני בתפריט האפשרויות העליון.

ג. שטח סגול יופיע סביב חלק מהתמונה – זהו השטח שהתוכנה מזהה בתור הרקע של התמונה ואותו בכוונתה להסיר. חלק התמונה המרכזי, שהתוכנה חושבת להותיר במקומו, יסומן במסגרת, אותה תוכלו להזיז כראות עיניכם, על מנת להגדיר למערכת אילו חלקים אתם אכן רוצים להסיר מן התמונה ואילו להשאיר.

ד. בלחיצה על הכפתור "סמן אזורים לשמירה" בקצה הימני העליון של המסך, תוכלו להוסיף להגדרת האזורים שלא ימחקו בתמונה גם כאלו שלא נכנסו תחת המסגרת שיצרתם. לעומת זאת בלחיצה על "סמן אזורים למחיקה" תוכלו להוסיף אזורים שתרצו להסיר מן התמונה, גם אם אינם בתחום הסגול שהמערכת הגדירה.

ה. בסיום, לאחר שהגדרתם לתוכנה במדויק אילו אזורים למחוק ואילו להשאיר, לחצו על "השאר שינויים" ורקע התמונה יימחק ממש כפי שביקשתם. אתם תישארו עם תמונה נקייה ואסתטית יותר, שתוכלו לשים בכל חלק במצגת שלכם מבלי שתפריע לטקסט או לרקע הכללי של השקופיות.

4. כתבו, סמנו, שרטטו והדגישו על גבי המצגת תוך כדי הצגתה

בזמן שאתם מציגים את המצגת בפני אחרים כבר אי אפשר לעשות בה הרבה שינויים; היא עומדת ומוצגת ממש כפי שהגדרתם אותה מראש, ואם פתאום שמתם לב (או שהעירו לכם) ששכחתם להוסיף איזה מילה, צורה, צבע או דגש לאחת השקופיות שלכם, אין לכם ממש מה לעשות – או שמא כן? כלי חדש יחסית שהוסף לפאוור פוינט לאחרונה מאפשר לכם לצייר, לסמן, להדגיש, ולהוסיף צורות, צבעים וכיתובים על גבי השקופית המוצגת תוך כדי מצב הצגה.

כיצד עושים זאת? פשוט מאוד – כאשר אתם נכנסים למצב תצוגה כיום, נפתח בפניכם לוח שליטה, המאפשר לכם להציג את השקופיות במצגת ותוך כדי גם לשלוט על אופן ההצגה. בלוח זה תוכלו ללחוץ על אייקון העט שמופיע תחת חלון הצגת השקופית, ובתפריט שייפתח בפניכם בחרו מבין האפשרויות השונות:

מצביע לייזר – יאפשר לכם להשתמש בסמן אדום קטן, אותו תוכלו לגלול בעזרת העכבר אל הנקודות בשקופית עליהם תרצו להצביע.

עט – בעזרת העט תוכלו לכתוב, לשרטט, לצייר ולצבוע – הכל באמצעות העכבר. כך תוכלו להוסיף אל המצגת צורות, מילים והדגשות חסרות, או לכתוב הערות שאתם מקבלים מהקהל.

עט סימון – אם תוך כדי ההצגה והדיבור אתם רוצים להדגיש בפני הקהל שלכם דבר מה במצגת שלא סומן מראש, תוכלו לעשות זאת על ידי עט הסימון, הפועלת כמעין טוש מרקר המדגיש באמצעות צבע.

כמו כן, בעזרת האפשרות "צבע דיו" שבתפריט הנפתח תוכלו לשנות את גוון העט הדיגיטלית, כשבסיום ההצגה - אם תרצו שהסימונים והדגשים השונים שעשיתם על גבי המצגת יישמרו עליה - תוכלו לעשות גם את זה, על ידי נתינת אישור למערכת לשמור את השינויים עם היציאה ממצב תצוגה.

5. העלו את מספר הפעמים שאתם יכולים לעשות פעולת ביטול שינויים (Undo)

כל מי שאי פעם עבד עם פאוור פוינט ויצר עמה מצגת, כבר יודע שאחת האפשרויות החשובות והשימושיות ביותר של התוכנה היא פעולת ביטול השינויים (Undo), המאפשרת לנו לחזור אחורה תוך כדי עבודה, וכך לבטל כל שינוי שגוי או בלתי רצוי שעשינו במצגת או בשקופית מסוימת. הפעולה הזו כה נדרשת כי היא מאפשרת לנו להתחרט ולמחוק שינויים שהתבררו לנו כלא נכונים, אך לעיתים אחת מהבעיות שאנו נתקלים בהן היא שיש לנו רק מספר מוגבל של אפשרויות "חזרה לאחור".

כדי לשנות את המצב הזה, ולהיות מסוגלים לבצע פעולות ביטול וחזרה אחורה מבלי להיות מוגבלים, ומבלי החשש שלא נוכל לבטל שינויים שאנו מכניסים למצגת, פעלו על פי ההוראות הבאות:

א. לחצו על הלשונית "קובץ" בסרגל האפשרויות העליון.

ב. בחלון שייפתח בפניכם בחרו ב"מתקדם".

ג. תחת הכותרת "אפשרויות עריכה" בחלון שמולכם, תמצאו את השדה "מספר מרבי של פעולות ביטול", שכשברירת המחדל המוגדרת בו מראש היא 20; תוכלו לשנות את מספר זה ולהעלותו עד 150. כעת לחצו על "אישור" וההגדרה תישמר, ומעתה תוכלו לבצע פעולות ביטול כרצונכם החופשי.

6. שמירת המצגת שלכם כקובץ PDF

מקבלים מחמאות מקיר לקיר על המצגת שלכם? כל מי שצופה בה כל כך מתרשם ממנה עד שהוא מבקש לקבל עותק מודפס שלה? מצויין! ראשית כל, כנראה שזה בגלל שהפנמתם ויישמתם את הטיפים שלנו, ושנית בגלל שבאמת אין לכם שום בעיה ליצור למצגת שלכם גרסת חוברת, שתאגד יחד את כל השקופיות אחת אחרי השנייה, ותהיה קריאה וזמינה להדפסה.

כל מה שעליכם לעשות הוא פשוט להמיר את קובץ המצגת (PPT) של פאוור פוינט למסמך PDF. כדי לעשות זאת היכנסו ללשונית "קובץ", בחרו באפשרות "יצא" ואז לחצו על האפשרות "צור מסמך PDF/XPS". הגדירו באיזה תיקייה אתם רוצים שיישמר הקובץ, לחצו על פרסם – ותוך מספר רגעים תקבלו קובץ PDF שבו מסודרות זאת אחר זאת, בסדר המקורי שלהן, כל שקופיות המצגת. כעת תוכלו להדפיס את המצגת שלכם כחוברת מהודרת או לשלוח עותק דיגיטלי ממנה למייל של כל מכריכם.