בשלב מסוים בחיים שלי התחלתי לעשות רשימות עבור כל הדברים שאני רוצה להספיק ביום מסוים, ואחרי שההרגל הזה הכה שורשים גם התחלתי לתכנן מראש יום וגם יומיים קדימה. התכנון הזה עזר לי לשמור על שגרת פעילות גופנית, לאכול מזון בריא ומגוון, להישאר בקשר עם חברים ולעשות עוד הרבה דברים. למרות זאת, תמיד היה קשה לי לשמור על לוח זמנים מסודר ליום ולשבוע שלי. משימות חשובות לפעמים לא היו נכנסות לרשימת המטלות שלי מסיבות שונות, לא תמיד הייתי מסיים את הדברים שחשובים לי ביום מסוים וקרו עוד הרבה מקרים אחרים עם תוצאה דומה. מהניסיון הזה למדתי שיש יתרונות אדירים ומשמעות רבה לשמירה על לוח זמנים מלא ומסודר. יש אנשים שמתקשים לנהל את החיים שלהם באופן שכזה, למרות שגם להם ברור מאוד כמה זה יכול לשפר את החיים שלהם. אם גם אתם מרגישים ככה, כדאי שתקראו את העצות הבאות.
1. תכננו בעזרת ערכים ותחומים חשובים
למושג "הצלחה" יש משמעות שונה עבור כל אדם, לכן זה בלתי אפשרי לתכנן ביעילות אסטרטגיית ניהול זמן חכמה אם לא מבינים בדיוק מהו. הצעד הראשון שעליכם לעשות כדי לייצר לעצמכם לוח זמנים מנצח זה להבין מהי המטרה שלכם ועל אילו ערכים או תחומים בחיים חשוב לכם לשים דגש תוך כדי החתירה אליה. דרך פשוטה לעשות זאת היא לשבת ולרשום את כל הדברים שחשובים לכם בחיים, החל מהצלחה כלכלית ועד ליציאה עם הכלב לטיול או בילוי במסעדות. סדרו אותם בקבוצות של חשיבות גבוהה, בינונית ונמוכה ושמרו לעצמכם את הרשימה הזו זמינה תמיד לעיון של כמה שניות.
בכל פעם שתעסקו בתכנון לוח הזמנים היומי או השבועי שלכם, העיפו מבט על הרשימה ובדקו מול עצמכם האם אתם משקיעים מספיק זמן בדברים שהכי חשובים לכם. כמובן שזה בסדר לשלב פעילויות שעונות על צרכים בעלי חשיבות בינונית או נמוכה, אך יש להקפיד על איזון בין כל הרמות ונטייה לחשיבות הגבוהה במידת האפשר. לאחר תקופה מסוימת יתכן שתגלו כי יש ערכים או תחומים בחיים מדרגת החשיבות הנמוכה שלא מקבלים מקום ביום או בשבוע שלכם. למרבה הצער זה אומר שאלו דברים שעליכם להיפרד מהם, אך זכרו שזוהי פעולה אשר מקדמת אתכם לעבר הדברים שחשובים לכם באמת. ניקוי הרשימה בצורה שכזאת חשוב גם מפני שהוא יעזור לכם להבין שאין סיבה לתחושות של לחץ והחמצה לגבי הדברים שאתם לא מספיקים לעשות, כי הם פשוט לא חשובים מספיק.
2. קבעו זמן להסחות דעת
הסחות דעת הן חלק טבעי ובלתי נפרד מהחיים, אז במקום להילחם בהן, פשוט שלבו אותן במהלך היום. אם למשל הטלפון הסלולרי שלכם ממגנט אתכם אליו שוב ושוב, או שאתם מתחילים להשיב למיילים באמצע עבודה על פרויקט מסוים, הבינו שיש זמן ומקום לדברים האלו בחיים שלכם, אך אל תתנו להם להפריע לכם בזמן שאתם מקדישים תשומת לב למשהו אחר וחשוב יותר. הדרך המומלצת לעשות זאת היא פשוט להקדיש פרקי זמן קצובים (ויחסיים לשאר הדברים אותם תרצו להספיק ביום שלכם) להסחות דעת ולדברים שלא בהכרח מתאימים לשום דבר שרשמתם ברשימה שלכם. זכרו להתייחס לדברים האלו בדיוק כמו כל דבר אחר בלוח הזמנים שלכם שיש לו פרק זמן משלו, הרי אתם לא תתחילו פתאום לנקות ארונות באמצע הזמן שאתם אמורים לעשות פעילות גופנית, אז למה שתיתנו להסחות הדעת שלכם כוח להשפיע עליכם באופן דומה?
4. שלבו הפסקות בעלות משמעות ביום שלכם
לוח הזמנים היומי או השבועי שלכם לא צריך להיות מפורט ומחושב עד לרמת הדקה, ולא לכל רגע פנוי צריך להיות ייעוד מוגדר. כדי להקל על ניהול הזמן ועמידה ביעדים שלכם חשוב שתשלבו בו הפסקות על פי הצורך. למשל שעה של הפסקה אחרי ארוחת ערב או ארוחת הצהריים, לצד מספר הפסקות קטנות של כ-15 דקות בין פעילויות שונות לאורך היום. מחקרים שנערכו בעבר הראו שלהפסקות שכאלו יש תפקיד חשוב בסיוע ליכולת שלנו לשמור על ריכוז, ובנוסף הן עוזרות לשמר יצירתיות ומספקות למוח זמן לעבוד באופן תת-מודע על נושאים שונים ואז "לפתע" למצוא פתרון לבעיה מסוימת.
ההפסקות בלוח הזמנים שלכם גם עוזרות לתת לכם משהו לצפות אליו בסיומה של משימה מעצבנת אך חשובה, ולפעמים תוכלו לשלב במסגרתן פעילויות שעונות על צרכים מהרמה הנמוכה ברשימה שלכם. גם אם לא תעשו זאת, חשוב בכל זאת להדגיש שניתן ליצוק משמעות מסוימת להפסקות בדרכים רבות. למשל, לנהל שיחת טלפון עם אדם אהוב ולהשקות את העציצים בבית, להעניק לעצמכם עיסוי עצמי תוך כדי צפייה בטלוויזיה וכדומה. לא רק שניצול הזמן הכללי שלכם ישתפר, גם לא תישקעו בקלות לתוך מצב מנוחה שיקשה עליכם להמשיך את היום על פי התכנון.
4. צרו לעצמכם שגרת בוקר אחידה
הרבה מאוד מצליחנים ויועצים שונים מתגאים בכך שהם קמים מוקדם מאוד בבוקר ונכנסים לתוך מערבולת של פעילות. זה אמנם יעיל ומעורר הערצה, אך לא ממש אפשרי עבור רוב האנשים. מה שכן אפשרי בהחלט ויכול לעזור מאוד לניהול זמנים טוב יותר וביסוס לוח זמנים מסודר זה להשקיע בשגרת בוקר אחידה שמתאימה לצרכים ולקצב החיים שלכם. אתם יכולים לשלב בשגרה הזו 10 דקות עם העיתון של הבוקר, הכנת אוכל לילדים, סידור המיטה וכדומה. הימנעו מלשלב בה זמן עם הטלפון הסלולרי או התלבטויות בקשר ללבוש והמראה שלכם באותו היום.
אחרי תקופה מסוימת, העמידה בשגרת הבוקר הזאת "תחלחל" אל המשך היום שלכם ותעזור לכם לעמוד בלוח הזמנים שלכם. המוח שלכם בעצם ילמד כיצד לעבור בצורה מלאה ונכונה ממצב של שינה למצב פעילות ומסגרת, מה שישפיע על כל המשך היום שלכם. באופן אידיאלי רצוי ששגרת הבוקר שלכם תשקף במידה מסוימת את הערכים והתחומים שאתם שואפים לקדם לאורך היום. למשל אם זהו יום שבו אתם עומדים לנהל ישיבה חשובה בעבודה, עברו על החומר הנחוץ במקום לקרוא עיתון או לראות טלוויזיה בבוקר.
5. הימנעו מריבוי משימות
לא משנה אם אתם מאמינים בכך שביצוע מספר משימות במקביל זה דבר חכם ויעיל או לא, אם אתם מנסים לבסס לעצמכם ימים ושבועות מסודרים יותר, עדיף להימנע מכך. יותר מומלץ להתמקד בכל חלק של לוח הזמנים שלכם במשימה אחת במהלך זמני הפעילות. מה שכן ניתן לעשות זה "לצוות" משימות בעלות אופי דומה או המשכיות לרצף אחד של פעולות, שביניהן תאפשרו לעצמכם לקחת הפסקות כפי שכבר הוסבר. למשל, לעסוק בחצי שעה של למידה על תחום מסוים אחרי שעזרתם לילדים עם שיעורי הבית, או לבשל אוכל אחרי שחוזרים מקניות. לעומת זאת ממש לא מומלץ לנסות לטפל בחשבונות תוך כדי בישול, או לחשוב שאתם מסוגלים לייצר זמן איכות עם הילדים שלכם בזמן שאתם מקפלים כביסה.
נגישות
כתוב תגובה
תוכן התגובה:
שם מלא: