ראשי > כדאי לדעת > דברים שכדאי לדעת

10 טיפים לתחילת יום העבודה - ליום פורה ומוצלח

מאת: הילי נגר

גודל גופן:

א א

התחלתו של יום העבודה ובעיקר הדקות הראשונות שלו, יכולות להשפיע רבות על הדרך שבה יראה כל שאר יום העבודה שלכם - עד כמה תהיו יעילים, עד כמה תספיקו למלא את משימותיכם ועד כמה תישארו מרוכזים ונינוחים. לפניכם 10 טיפים שמיועדים ל-15 הדקות הראשונות של יום העבודה, אשר יגרמו לכם להתחיל את היום "ברגל ימין", ובעזרתם תוכלו להשלים את המטרות והיעדים שלכם באותו היום, ולצאת מהמשרד בתחושת סיפוק גדולה.

Steve wilson

1. סיקרו משימות קודמות שעשיתם

סקירה של משימות קודמות שכבר ביצעתם בדקות הראשונות של יום העבודה, במיוחד לאחר הסופ"ש או חופשת החגים, היא דרך טובה לרענן את הזכרון ולבדוק אם יש דברים שלא בוצעו עד הסוף, אם יש משימות שצריכות להימצא במעקב, או אם יש תשובות שאתם צריכים לקבל בכל מיני נושאים. כך, במקום לקפוץ ישר אל המשימות החדשות שצריך לעשות, תוכלו להיות בטוחים שלא נותרו דברים אחרים לטפל בהם אשר עלולים להישכח או להידחות. בדרך זו תקבלו "זריקת מרץ" להשלמת המשימות.

2. כתבו רשימת משימות עם המועד האחרון לביצוע

רשימת משימות בליווי כל המועדים האחרונים שלהן לביצוע (הדד ליין) היא כלי חיוני מאוד להגברת היעילות שלכם בעבודה. סקירת רשימה שכזאת בתחילת כל יום, תזכיר לכם מהן המשימות החשובות והדחופות ביותר, ומהם הפגישות והפרויקטים שדורשים הערכות מוקדמת. רשימה זו, שתתעדכן כל פעם במשימות חדשות, תיצור לכם סדר עדיפויות בדברים שיש לבצע ובעזרתה תוכלו לתכנן את יומכם קדימה ואף את שאר השבוע.

3. סדרו את שולחן העבודה

דוח"ות מפוזרים, כוסות קפה מלוכלכות או דפי טיוטה ישנים שנמצאים בערבוביה על שולחן העבודה שלכם עלולים לגזול זמן יקר בחיפוש הדברים הנחוצים לכם לעבודה כמו מסמך חשוב או אפילו דיסק און קי (כונן נייד). סידור השולחן בדקות הראשונות של היום יארגן לכם את משטח העבודה שעליו אתם מבלים את רוב זמנכם, יחסוך לכם זמן בחיפוש הדברים שאתם זקוקים להם, ובנוסף לכך גם "יסדר" לכם את הראש. כאשר סביבת העבודה נקייה ומסודרת, כך גם המחשבה מתבהרת והריכוז נשמר ומתארך.

4. דמיינו כיצד אתם מספיקים למלא את כל המשימות שלכם

כפי שטכניקות הדמיה עוזרות לאתלטים להגיע להישגים גבוהים בזמן אימון או תחרות, כך הן גם יכולות לעזור לכם לבצע את המשימות שלכם בצורה הטובה והיעילה ביותר ולהגיע להישגים בעבודה. בתחילת היום, עצמו את עיניכם ודמיינו כיצד אתם מבצעים את המשימות שלכם לפרטים ומסיימים אותם בהצלחה. הדמיה חיובית זו מהווה תרגול לתת מודע שלכם, שיכין אתכם מנטלית לקראת ביצוע המשימות, ולכן יקל עליכם מאוד כשיגיע הרגע האמיתי לבצע אותן.

5. הימנעו משיחות עבודה עם קולגות בתחילת היום

הדקות הראשונות של יום העבודה הן לרוב דקות שאנו מקדישים לעצמנו. בדקות אלו אנו מתמקמים במשרד, מתארגנים לקראת יום העבודה ונערכים אליו. לכן, קיום שיחות בנושאי עבודה עם הקולגות שלכם, כבר בדקות הראשונות הללו, עלול לפגוע בהתארגנות זו ויכול בעיקר להטריד. כדי לשמור על יחסי עבודה בריאים, בהן לא תיתקלו בבקשות ובדרישות מהקולגות שלכם בדקות הראשונות של יום העבודה באותה המידה, הקפידו לכבד את זמן ההתארגנות של חבריכם לעבודה, וכך תשמרו אתם גם עליו.

6. תכננו מספר מציאותי של משימות לביצוע

לעתים, כשאנו מוצפים במשימות רבות שיש לבצע, תהליך העבודה שלנו עלול להיפגע. אנו נלחצים מעודף העבודה ומתחילים לבצע משימות רבות בו זמנית, מבלי להשלים אותן עד הסוף ומבלי להקדיש להן את כל תשומת הלב, תהליך שלעיתים מוביל לטעויות מצערות שיכולנו למנוע, אם רק היינו נותנים לכל משימה את הזמן שלה. כדי להישאר מפוקסים וחדים בעת ביצוע המשימות, רצוי לתכנן מספר מציאותי של משימות שנוכל להספיקן באותו היום, וכך נימנע מלהישאב לתוך מערבולת לחץ של זמן ועבודה.

Matt Biddulph

7. הכינו לעצמכם שגרת בוקר שתכניס אתכם ל"מצב עבודה"

לפעמים, כשאנו מגיעים לעבודה אנו נוטים להתמהמה בהתעסקות בדברים אחרים, שלא קשורים אליה, עד שאנחנו מתחילים לבצע את המשימות שיש לנו לעשות. הדרך הטובה להתגבר על משוכה זו, היא בניית שגרה של הרגלים שמאותתים לגוף ולנפש שכעת הגיע הזמן לעבוד. אלו יכולים להיות הרגלים טקסיים קטנים ופשוטים כמו סיום שתיית כוס הקפה הראשונה בעבודה או האזנה לאלבום שירים שיסימן לכם את האות להתחיל לעבוד.

8. בצעו את הדברים הדחופים שלכם, לפני בקשות של אחרים

לאחר שתכננתם את סדר המשימות שלכם ליום העבודה, לפי סדר הדחיפות והעדיפות שלהן, התחילו בביצוען כבר בתחילת היום (גם אם אלו משימות פחות נעימות), ורק לאחר מכן התפנו לבקשות של קולגות לעבודה על אף הרצון לעזור לאחרים, אלא אם כן עזרתכם הכרחית. בדרך זו תטפלו קודם כל בדברים החשובים והדחופים ביותר, וכך תכנסו לקצב עבודה יעיל ופורה.

World Bank Photo Collection

9. עשו מתיחות קלילות בתחילת היום

ברוב שעות היום אנו נמצאים במצב סטטי במשרד, ישובים על הכיסא מול מסך המחשב – מצב שעלול להיות מזיק לבריאותנו. לכן, ביצוע מתיחות שרירים לפני שאנו נכנסים למצב ישיבה ממושך, יסייע לנו לשמור על גופנו וגם על הערנות שלנו במהלך שאר היום, וכך בעזרת המתיחות הללו נוכל להגביר את ההספק שלנו במהלך היום. חשוב עוד יותר, לקבוע זמנים של מתיחות להמשך היום, כבר בתחילת יום העבודה.

10. הימנעו מלבדוק מיילים ב-15 הדקות הראשונות של היום

קריאה של מיילים ומענה מיידי עליהם הוא תהליך שעלול לקחת זמן רב ולהסיח את דעתכם מהדברים החשובים בעבודה. לכן, הקפידו לא לקרוא את המיילים שמחכים לכם בתיבת האינבוקס כבר בתחילת היום, בדקות הראשונות שלו, כי תהליך זה יגזול מכם את הזמן החשוב להערכות ולבניית תכנית עבודה לקראת המשך יומכם. קראו רק את המיילים החשובים ביותר על ידי סקירה מרופרפת עליהם, ואת המענה למיילים האחרים, הפחות דחופים והחשובים, עשו בשלב יותר מאוחר של היום.

תמונה ראשית: le temple du chemisier

שתף כתבה