1. בחירת כל הנתונים בלחיצת מקש
ייתכן שאתם מכירים את קיצור המקשים Ctrl+A על מנת לבחור את כל הנתונים שבטבלה, אך מעטים יודעים שבלחיצה על הלחצן הפינתי בצדו הימני (אם אתם משתמשים באקסל בעברית) או השמאלי (באנגלית), המסומן בתמונה באדום, תוכלו לבחור את כל הנתונים שבטבלה שלכם תוך שניות.
2. פתיחת מספר קבצים בבת אחת
רבים מאיתנו צריכים לטפל במספר קבצים בבת אחת, מה שגורם לנו לפתוח כל אחד מהם בזה אחר זה. עם זאת, קיימת דרך נוחה לפתוח את כולם בלחיצת כפתור: לחצו על Ctrl במקלדת ובו זמנית סמנו באמצעות העכבר את כל הקבצים שברצונכם לפתוח. לאחר מכן פשוט לחצו על מקש ה-Enter במקלדת, וכל הקבצים ייפתחו יחד.
3. מעבר בין קבצי אקסל שונים
כאשר יש לנו מספר גיליונות אקסל שונים שפתוחים בו זמנית, המעבר בין גיליון לגיליון יוצר הסחות דעת, גוזל זמן ואפילו עלול לגרום לנו להזין נתונים שגויים. באמצעות לחיצה בו זמנית על המקשים Ctrl ו-Tab שעל המקלדת, תוכלו לעבור בין הקבצים ללא בעיה. האפשרות הזו מתאימה גם לתוכנות נוספות, וייתכן שתרצו להשתמש בה גם כאשר אתם רוצים לעבור בין כמה לשוניות של אתרי אינטרנט שונים שאתם גולשים בהם במקביל.
4. יצירת תפריט קיצור דרך
לרוב, התפריט העליון של כל גיליון אקסל כולל שלושה קיצורי דרך: שמור, בטל הקלדה וחזור על הקלדה. עם זאת, אם ברצונכם להוסיף קיצורי דרך נוספים לפעולות שאתם מרבים להשתמש בהן, תוכלו להגדיר אותם באופן הבא:
לחצו על File (קובץ) > Options (אפשרויות) > Quick Access Toolbar (סרגל כלים לגישה מהירה), ואז הוסיפו את האפשרות שבה אתם מעוניינים. במקרה זה, בחרנו להוסיף את האפשרויות של "העתק" ו"הדבק". העתיקו כל אחת מהאפשרויות המבוקשות מהעמודה הימנית לשמאלית (עבור אקסל בעברית) או להיפך (באנגלית) , לחצו על OK (אישור) ומיד תראו את התוספות הללו מופיעות בתפריט העליון שלכם.
5. הוספת קו אלכסוני לתא
בעת יצירת טבלת פרטים, כמו למשל כתובות או טלפונים, ייתכן שתרצו ליצור תא שיכלול קו אלכסוני על מנת להפריד בין תכונות שונות של שורות וטורים (למשל שמות פרטיים לעומת מספרי טלפונים). כיצד לעשות זאת?
לחצו על Home (בית) > Borders (גבולות) על מנת להגיע להגדרת הגבולות של כל תא.
בחלון שייפתח תוכלו לבחור סגנונות שונים לכל גבול של תא ואפילו לצבוע כל תא בצבע אחר, אך אם תלחצו על More Borders (גבולות נוספים), תגיעו לאפשרויות שיכללו גם קווים אלכסוניים.
לחצו על גבולות נוספים, סמנו את הריבוע עם הקו האלכסוני ולאחר מכן לחצו על OK (אישור). כעת תוכלו להוסיף את הקו האלכסוני במקום הרצוי בטבלה.
6. הוספת יותר משורה או טור אחד בבת אחת
הדרך להוסיף נתונים לטבלה היא באמצעות הוספת עמודה או טור חדשים, אבל אם אתם צריכים להכניס יותר משורה או מטור אחד, זה ללא ספק תהליך ארוך שגוזל זמן יקר. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת בקלות היא ללחוץ באמצעות העכבר על הטבלה שלכם, ולגרור אותו מטה עד שתסמנו את כמות התאים שאתם מעוניינים להוסיף. התאים האלה יובלטו בצבע. לאחר מכן, לחצו על המקש הימני של העכבר, ובתפריט שייפתח בחרו ב-Insert (הוספה). בשלב הבא, סמנו בתפריט שייפתח היכן אתם רוצים להוסיף את השורות החדשות. מספר השורות בכמות שבחרתם יתווספו מעל או משמאל לשורה הראשונה שהבלטתם.
7. העתקת נתונים מהטבלה בקלות
אם ברצונכם להעביר עמודת נתונים מגיליון אקסל למקום חדש, הדרך המהירה לעשות זאת היא לסמן באמצעות העכבר את כל הנתונים שאתם רוצים להתיק ממקומם, ולהזיז את הסמן עד לגבול של העמודה, כך שיהפוך לסמל של חץ מרובע. ברגע שזה יקרה, תוכלו להזיז את הטור או השורה באופן חופשי למקום חדש. אם אתם רוצים להעתיק אותם למקום אחר מחוץ לגיליון, לחצו על כפתור Ctrl לפני שאתם מזיזים או גוררים את הטור.
8. מחיקת תאים ריקים במהירות
אם תאים מסוימים בטבלה שלכם ריקים, בין שהיו כאלה ובין שמחקתם מהם נתונים, וכעת אתם צריכים למחוק גם את התאים עצמם, קיימת דרך מהירה במיוחד לעשות זאת: בחרו את העמודה שאתם רוצים למחוק, ולאחר מכן לחצו על לשונית Data (נתונים) > Filter (סנן). לחיצה על "סנן" תגרום להופעה של חץ על יד כל כותרת שמופיעה בטבלה שלכם. לחצו על החץ שמעל לעמודה אותה אתם רוצים למחוק, ובתפריט שייפתח, הורידו את סמן ה-V מהאפשרות Select All (בחר הכל). כעת סמנו במקומה את האפשרות האחרונה – Blanks (ריקים) ולחצו OK (אישור). כל התאים הריקים יימחקו מיד.
9. הגבלת הכנסת נתונים שגויים לטבלה
על מנת להימנע ממצב שבו נכניס בטעות נתונים לא נכונים לטבלה, נוכל להגביל את הערך של הקלט שאנו מזינים. אפשרות זו תחסוך לנו לא מעט זמן ותמנע מאיתנו את הצורך לחפש אחר טעויות בסוף העבודה. למשל, אם אנחנו צריכים להזין את גיליהם של המשתתפים בסקר, ועליהם להיות בין 18 ל-60, נרצה להימנע מלהכניס בטעות את המספר 188, שיכול להיות תוצר של לחיצה כפולה על המקש 8.
על מנת לעשות זאת, לחצו במסך העליון על הלשונית Data (נתונים) > Data Vailidation (אימות נתונים). בחלון שייפתח בחרו ב- Settings (הגדרות) והזינו את התנאים הנחוצים לכם: השורה הראשונה, Allow (אפשר), תאפשר לכם להגדיר הכנסה של מספרים שלמים, עשרוניים וכדומה, ותוכלו גם להכניס את הטווח של המספרים על ידי הקשתו בשורות הבאות. לאחר שתעשו זאת ותלחצו על OK (אישור), בכל פעם שתקישו נתון שגוי תקבלו הודעת אזהרה שהמידע שהוקש איננו מתאים.
10. ניווט באמצעות Ctrl וחץ
כולנו יודעים כמה זה מייאש לנווט בין נתוני גליונות אקסל ארוכים בניסיון להגיע להתחלה או לסוף שלהם, אבל אם תלחצו על Ctrl יחד עם אחד מלחצני החיצים שעל המקלדת, תוכלו לקפוץ מיידית לשולי הגליון, בהתאם לכיוון החץ בו בחרתם.
11. העברת נתונים מעמודה לשורה
אם אתם מעוניינים להעביר את הנתונים שהקלדתם בטור מסוים כך שיוצגו בשורה, הדבר האחרון שתרצו לעשות הוא להקליד את כולם מחדש. כך תוכלו לעשות זאת בדרך קלה ויעילה יותר:
סמנו את האזור שאתם רוצים להעתיק, לחצו על המקש הימני של העכבר ובחרו ב-Copy (העתק). לאחר מכן, הזיזו את הסמן של העכבר לנקודה שאליה תרצו להעתיק את הנתונים. כעת, עברו ל-Home (בית) ולחצו על החץ שתחת הכפתור Paste (הדבק). בתפריט שייפתח בחרו ב-Paste Special (הדבקה מיוחדת) ובחלון שייפתח בחרו ב- Transpose (בצע חילוף). תוך רגע העמודה שלכם תהפוך לשורה ותחסוך לכם זמן רב של עבודה.
12. סיכום נתונים בתא אחד
אם לדוגמה יש לכם טבלה שכוללת שם, מקום מגורים וגיל, ואתם מעוניינים לסכם את כל הנתונים האלה בתא רביעי על מנת לראות אותם בקלות תוך רגע, הטיפ הבא יאפשר לכם לבצע זאת. כל שעליכם לעשות הוא להשתמש במקש &, ולשים אותו בין כל מיקומי הנתונים אותם תרצו להציג. לדוגמה אם מיקום הנתון הראשון הוא A2, מיקום הנתון השני הוא B2 וכו', רשמו בתא בו תרצו להציג את הנתונים יחד את הנוסחה הבאה: A2&B2&C2=
לאחר מכן לחצו על Enter ותוך רגע תקבלו בתא את סיכום כל התאים יחד.
13. הוספת נתונים שמתחילים בספרה אפס
כאשר ערך של קלט מסוים מתחיל באפס, תוכנת האקסל מוחקת את הספרה כברירת מחדל. אם אתם מעוניינים שהספרה תופיע, תוכלו לפתור את הבעיה בקלות על ידי הוספת גרש עליון אחד לפני האפס, כפי שמוצג בתמונה.
14. שינוי שם של גיליון תוך רגע
אם עד כה שיניתם את שמו של גיליון על ידי לחיצה על כפתור ה-Rename (שנה שם), לא תאמינו כמה זמן בזבזתם. פשוט לחצו לחיצה כפולה על שם הגיליון, ותוכלו לשנות אותו בקלות!
15. הוספת קיצורים עבור נתונים ארוכים
אם אתם צריכים להוסיף את אותו הנתון שוב ושוב לגיליון שלכם, ומדובר בקלט ארוך ומסובך, הדרך הטובה ביותר להקל על עצמכם היא להשתמש באפשרות של תיקון שגיאות אוטומטי. האפשרות הזו תאפשר לכם להשתמש בקיצור מסוים עבור הנתון הארוך, כך שבכל פעם שתקישו אותו, הוא יוחלף אוטומטית באפשרות שהגדרתם.
למשל, נוכל להגדיר שעל מנת להזין את המילה BABAMAIL, כל שעלינו לעשות הוא לכתוב BA ומתקן השגיאות יחליף את הקיצור ל-BABAMAIL באופן מיידי. לצורך כך, עברו ל- File(קובץ) > Options (אפשרויות) > Proofing (הגהה) > AutoCorrect (אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי), ולאחר מכן הזינו את האפשרויות במקומות שמצוינים בתמונה: ב-Replace (החלף) הזינו את הקיצור, וב-With (ב...) את המילה המלאה. אשרו את ביצוע הפעולה, וזה הכל!
אין ספק שהעבודה באקסל הפכה להרבה יותר פשוטה ומהנה. יש לכם טיפ מנצח משלכם לשימוש נוח באקסל? נשמח אם תוסיפו אותו בתגובות!
נגישות
כתוב תגובה
תוכן התגובה:
שם מלא: