מדריך לשימוש בתוכנות המשרד הקוונות של גוגל

אז מה זה גוגל דוקס? 

את גוגל דוקס השיקה חברת גוגל בשנת 2006, וזוהי כאמור חבילת כלי עבודה ומשרד מקוונים הפועלים דרך כל דפדפן בלי שיש צורך להורידם אל המחשב האישי כדי להשתמש בהם. הכלים הכלולים במסגרת חבילה זו הם: מעבד תמלילים, כלי ליצירת גיליונות אלקטרוניים, כלי ליצירת מצגות וכלי ליצירת טפסים דיגיטליים.

מכיוון שגוגל דוקס הוא חלק משירות אחסון הקבצים של גוגל, "כונן גוגל" (Google Drive), אתם יכולים לשמור ולנהל את כל המסמכים שאתם יוצרים באופן מקוון. הודות לכך, יש לכם גישה אליהם מכל מקום ומכל מכשיר שברשותכם, כשכל מה שאתם צריכים לעשות הוא להתחבר לחשבון הגוגל שלכם.

כך תשתמשו בכלים השונים של גוגל דוקס

לכל כלי הגוגל דוקס השונים יש כמה אפשרויות בסיסיות המשותפות להם וכדאי שתכירו, כך שתוכלו להתחיל להשתמש בהם ללא שום בעיה:

1. התחברות לכלים של גוגל דוקס היא פשוטה למדי, וכאמור לא דורשת התקנה של שום תוכנה על המחשב. כל מה שאתם צריכים לעשות זה לבחור באיזה כלי אתם רוצים להשתמש, להיכנס אליו דרך הקישורים שצירפנו לכם כאן ולהתחבר אל חשבון הגוגל שלכם (אם טרם יש לכם אחד כזה, תצטרכו לפתוח אותו).

• לחצו כאן כדי לעבור למעבד התמלילים
• לחצו כאן כדי לעבור לכלי הגיליונות האלקטרוניים (Sheets)
• לחצו כאן כדי לעבור לכלי יצירת המצגות (Slides)
• לחצו כאן כדי לעבור לכלי יצירת הטפסים (Forms)

2. כעת, כאשר אתם בתוך המסך הראשי של הכלי שבחרתם, תוכלו לפתוח מסמך חדש על ידי לחיצה על האייקון  שבצד ימין התחתון של המסך או שלצד השבלונות הקיימות.

3. במסמך שייפתח בפניכם תוכלו לעבוד ממש כמו על כלי אופיס המוכרים שלכם, מכתיבת מסמכים במעבד התמלילים, דרך יצירת טבלאות בגיליון האלקטרוני ועד הרכבת מצגות וטפסים בכלים האחרים. זכרו שכעת כל מה שתעשו בעמוד זה ישמר בכל רגע נתון על ידי המערכת, והקובץ עצמו יוצג בעמוד הראשי שלכם – בלי שתצטרכו לבצע כל פעולת שמירה.

4. כדי שלא להתבלבל בין המסמכים השונים שלכם, תוכלו לתת שם לכל מסמך חדש שפתחתם, באמצעות לחיצה על שדה הכותרת הנמצא בצד ימין-העליון של המסך, ובו כתוב בדרך כלל "מסמך ללא כותרת", ובו יתאפשר לכם לקבוע את שמו של המסמך כרצונכם.

5. כדי להזמין אנשים אחרים להשתתף בניהול המסמך עליו אתם עובדים – כך שתוכלו לערוך את המסמכים יחדיו באופן שיתופי – עליכם פשוט ללחוץ על הכפתור "שיתוף" שבחלק השמאלי העליון של החלון. כעת, בחלון שנפתח בפניכם, בשדה "הוספת אנשים וקבוצות", התחילו להזין את כתובות המייל של אלו שתרצו לשתפם בעריכת המסמך; אם הן שמורות בחשבון הגוגל שלכם, תוכלו פשוט לבחור אותן מרשימה שתיפתח על המסך , ואם לא רשמו אותן ולחצו על "אנטר" בסיומן כדי לעבור לשם הבא. אם תרצו להוסיף הודעה פרטית אל האנשים שאליהם אתם שולחים את ההזמנה להשתתפות בעריכת הקובץ (למשל, כדי שיבינו מה בדיוק מטרתו) כתבו זאת בשדה "הודעה", ולסיום לחצו על "שליחה" כדי שהודעה תשלח במייל לאנשים אותם אתם מזמינים לערוך את המסמך, והם יקבלו גישה אליו.

6. אם אתם לא מעוניינים להתחיל להזין אחד-אחד את שמות האנשים שברצונכם לערוך איתם את המסמך, ובמקום זאת מעדיפים לאפשר להם גישה למסמך באמצעות שליחת קישור אל הקובץ – גם זה אפשרי. חזרו אחורה מהחלון בו אתם נמצאים, על ידי לחיצה על החץ ימינה שנמצא בצדו הימני העליון של החלון שמוצג בתמונה מעלה. בחלון שנפתח בפניכם, לחצו על "העתקת הקישור" שנמצא בצד השמאלי התחתון שלו. לאחר ההעתקה תקבלו הודעה על כך, שבה כתוב "הקישור הועתק". מכאן, כל שנותר לכם הוא פשוט להדביק את הקישור היכן שאתם רוצים – בהודעה בפלטפורמה אחרת כמו פייסבוק או וואטסאפ, ואפילו בקובץ נפרד.

7. אם ברצונכם להוריד אל מחשבכם קובץ גוגל דוקס שיצרתם ולהשתמש בו כקובץ וורד, אקסל, פאוורפוינט, PDF וכדומה, תוכלו לעשות זאת בקלות וללא שום בעיה. פשוט לחצו על הלשונית "קובץ" בסרגל הכלים העליון של המסמך, בחרו באפשרות "הורדה" ובחרו את הפורמט שבו תרצו לשמור את הקובץ. 

טיפים לשימוש מתקדם בכלי גוגל דוקס

אחרי שהבנתם כיצד תוכלו להתחיל לעבוד עם כלי הגוגל דוקס השונים והתוודעתם לאפשרויות הבסיסיות שלהם, הגיעו הזמן שתכירו מספר טיפים לשימושים מעט יותר מתקדמים שתוכלו לעשות ב-2 מהכלים היותר נפוצים של גוגל דוקס – מעבד התמלילים Docs וה-Sheets.

טיפים לשימוש במעבד התמלילים של גוגל דוקס

תייגו אנשים בתוך המסמך בעזרת הערות

אם אתם עובדים על מסמך מסוים ביחד עם אנשים נוספים, אך תוך כדי העבודה עולה הצורך לתת הערה או תזכורת המיועדת רק לאחד או לכמה מן האנשים איתם אתם עובדים, ולא לכולם – תוכלו לעשות זאת באמצעות תיוגו בטקסט שעליו אתם רוצים להעיר. פשוט סמנו את המילה, השורה או הפסקה שברצונכם להעיר עליה, לחצו על הלחצן הימני של העכבר ובתפריט שיפתח בפניכם בחרו ב"תגובה". בחלונית הקטנה שתפתח בפניכם בצד המסך, כתבו + ואז ברצף את שם האדם שאליו אתם רוצים לכוון את הערתכם. כתבו את ההערה לחצו על "אישור" והודעת מייל תשלח לאדם אותו תייגתם. אם תרצו להקצות משימה לאדם מסוים דרך המסמך, סמנו את התיבה "הקצאה ל:...".

מצאו תפריטים וכלים במהירות

במקום להסתבך עם שלל התפריטים והכלים שהמערכת של גוגל דוקס מציעה, אתם פשוט יכולים למצוא הכל בקלות בעזרת כלי ה"חיפוש בתפריטים". אם אתם יודעים מה שמו של הכלי או האפשרות שאתם מחפשים, לחצו על Alt + / ויפתח בפניכם תפריט עם שדה, שבו תוכלו לחפש כלים שונים לפי שמם.

צרו מילון אישי לביטויים פרטיים בשימוש מרובה

כלי האיות של גוגל דוקס יעיל למדי, ובדומה לוורד גם הוא יודע לזהות מילים שאינן מוכרות ולסמן אותן בקו אדום כדי שתוכלו לתקן את המסמך שלכם. אך אם אתם עובדים על מסמך שבו אתם רוצים להשתמש יותר מפעם אחת במילה או בביטוי שאינם מוכרים בעברית אך הם חלק מהעגה המקצועית או האישית שלכם – ודאי לא תרצו שהם יסומנו בקו אדום בכל פעם שתכתבו אותם.

כדי להימנע מהמצב הזה כל מה שאתם צריכים לעשות הוא להוסיף את הביטוי שלכם לכלי המילון האישי: גשו ללשונית "כלים" בתפריט העליון של המסמך, בתפריט שיפתח בפניכם בחרו באפשרות "איות ודקדוק" ואז בתת-התפריט באפשרות "מילון אישי". כעת בחלון שיפתח בפניכם כתבו את הביטוי שברצונכם להכניס אליו, לחצו על "הוסף" ולאחר מכן על "אישור". כעת תראו שבמסמך עצמו, הביטוי שהכנסתם כבר אינו מסומן בקו אדום והוא נחשב תקין.

טיפים לשימוש בכלי ה-Sheets של גוגל דוקס

תרגמו משפה אחת לשנייה באמצעות נוסחה

אם יש לכם טקסט באנגלית או בכל שפה אחרת שאתם רוצים להכניס לטבלה שלכם, אך ברצונכם להכניסו לא בשפת המקור אלא לתרגם אותו לעברית – פשוט הזינו את הנוסחה הבאה אל תוך העמודה שבה אתם רוצים שיופיע (לא מומלץ להעתיק את השורה הכתובה מטה, אלא להקליד אותה בעצמכם):

("GOOGLETRANSLATE ("word", "language1", "Language2= 

בגרשיים הראשונים שבתוך הסוגריים הכניסו את המילה או הביטוי שאתם רוצים לתרגם בשפת המקור, בגרשיים השניים הכניסו את שתי האותיות הראשונות של השפה ממנה אתם רוצים לתרגם (נניח en לאנגלית) ובגרשיים השלישיים הכניסו את שתי האותיות הראשונות של השפה אליה אתם רוצים לתרגם (he לעברית). אם תעשו זאת נכון, הביטוי המתורגם יופיע בתא שאליו הכנסתם את הפונקציה, בדיוק כמו שמופיע בתמונה מטה:

הוסיפו תמונה באמצעות פונקציה

אם אתם רוצים להוסיף תמונה כלשהי שמצאתם באינטרנט אל הגיליון האלקטרוני שלכם, כל מה שאתם צריכים לעשות זה לכתוב את הפקודה הבאה =IMAGE("…") בתוך התא שאליו אתם רוצים להוסיף את התמונה. אל תוך המרכאות העתיקו את כתובת התמונה שאתם רוצים שתופיע בגיליון שלכם, והיא תופיע כעבור רגע. אם תרצו לעשות שינויים בתצורה שלה או באופן בו היא מוצגת, היעזרו בהוראות האוטומטיות שמספק הכלי ותוכלו לשנות את הממדים שלה.

הוסיפו תיבות סימון

אם אתם משתמשים בכלי הגוגל דוקס כדי לתאם פרויקטים שונים בין אנשים או לבנות לוח מטלות/משימות, תוכלו לדאוג לכך שכאשר כל אחד מהמשתתפים יעשה את חלקו, הוא יסמן זאת על גבי המסמך – כך שתדעו שסיים את מה שעליו לבצע. כדי לעשות זאת פשוט הוסיפו תיבת סימון בתא הסמוך לשם האדם או המשימה: עמדו על התא שבו תרצו להוסיף את התיבה, לחצו על "הוספה" ובתפריט בחרו "תיבת סימון".

כמה מילות סיכום

רבים מאיתנו התרגלנו להשתמש בתוכנות הנהדרות של אופיס, אך היום הצגנו בפניכם חלופה נהדרת שהיא חינמית, ושתאפשר לכם לעבוד גם מבלי להוריד שירותים מסוימים, ובאופן שהוא הרבה יותר שיתופי. אתם מוזמנים להשתמש בגוגל דוקס בבית ובעבודה, אנו בטוחים שגם אתם תזהו את יתרונותיו במהירות, בדיוק כמונו!