1. קיצורי מקשים
קיצורי מקשים מזרזים ומייעלים את העבודה בכל תוכנה ומסמך, וכך גם בג'ימייל. כדי להשתמש בקיצורי המקשים עליכם קודם כל ללחוץ על גלגל השיניים [1] בפינה השמאלית העליונה של המסך, לבחור בהגדרות [2], לגלול מטה וללחוץ על הפעלת קיצורי דרך במקלדת [3] ליד אפשרות "מקשי קיצור". כדי לאשר את השינוי, עליכם ללחוץ על הכפתור שמירת השינויים שבתחתית העמוד.
לאחר מכן תוכלו ללחוץ על המקשים הבאים כדי להשתמש בפעולות נפוצות במהירות:
-
חץ למטה או למעלה – עובר בין השרשורים השונים
-
אנטר – כניסה לשיחה
-
שיפט + X – סימון שיחה
-
שיפט + S – הוספה והסרת סימן כוכב בשיחה
-
שיפט + E או Y – גניזת שיחה
-
שיפט + C – כתיבת הודעה חדשה
-
שיפט + R – שליחת תגובה למען, כשאתם נמצאים בתוך שרשור מסוים
-
שיפט + F – העברת המייל לנמען אחר, כשאתם נמצאים בתוך שרשור מסוים
-
שיפט + L – פתיחת תפריט התוויות כדי לצרף תווית לשיחה
-
שיפט + V – העברת השיחה לתפריט אחר, כמו ספאם או אשפה
-
שיפט + Z – מבטל את הפעולה הקודמת אם זה מתאפשר
-
שיפט + G ואז S – מציג רק הודעות שסומנו עם כוכב
-
שיפט + G ואז C – מוביל אתכם לרשימת אנשי הקשר שלכם
-
שיפט + G ואז D – מוביל אתכם לרשימת הודעות הטיוטה שלכם
-
שיפט + G ואז I – מחזיר אתכם למסך הדואר הנכנס
-
שיפט + G ואז T – מוביל אתכם למסך דואר יוצא
2. עיצוב מחדש של מסך דואר נכנס
ישנן דרכים שונות לשלוט במראה של מסך הג'ימייל כך שיתאים להעדפתכם האישית, ואם התצוגה שלו נראית לכם מסורבלת וקטנה מדי, תוכלו להגדיל אותה על ידי לחיצה על גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של המסך ובחירה באפשרות צפיפות תצוגה. לאחר מכן יפתח בפניכם תפריט שיציג בפניכם 3 אפשרויות: ברירת מחדל, אווירירית ודחוסה. לחיצה על כל אחת מהן תציג בפניכם כיצד תיראה התצוגה שלכם בכל מצב. בחרו את זו שמתאימה לכם, ולבסוף על אישור.
דרך נוספת שתעזור לכם לעשות קצת סדר בעיניים היא שימוש בלשוניות, אותן צריך להפעיל באופן ידני על ידי לחיצה על גלגל השיניים [1] בפינה השמאלית העליונה של המסך, בחירת הגדרות [2], לחיצה על דואר נכנס [3] בחלק העליון של המסך וסימון המשבצות שלצד הלשוניות שתרצו שיופיעו במסך הדואר הנכנס שלכם [4]. מעבר עם העכבר מעל כל קטגוריה יחשוף בפניכם כל לשונית ומה ייכלל בתוכה, כולל דוגמאות, וזה יעזור לכם לסדר את תיבת הדואר הנכנס שלכם על פי דואר רגיל, דואר מרשתות חברתיות, דואר מפורומים שונים וכדומה. אל תשכחו לגלול מטה כדי לשמור את השינויים.
3. גישה לג'ימייל דרך Yahoo ו-Outlook וההפך
אם יש לכם תיבת דואר אחרת שאתם עדיין משתמשים בה, אך ברצונכם לעבור לשירות של ג'ימייל, אתם לא חייבים לוותר עליה ותוכלו להשתמש בה פשוט דרך ג'ימייל, אך לעת עתה אפשרות זו קיימת רק באפליקציית ג'ימייל שבאנדרואיד: פתחו לעצמכם חשבון ג'ימייל ובאפליקציה לחצו על התמונה שלכם שבעיגול שבראש העמוד. לחצו על הוספת חשבון נוסף, בחרו את החשבון שברצונכם להוסיף ומעתה ואילך תוכלו להשתמש בו גם דרך ג'ימייל.
גם הדבר ההפוך הוא אפשרי, ותוכלו להשתמש בתיבות דואר אחרות כדי לגשת לדואר שלכם בג'ימייל. כדי לעשות זאת דרך שירות Outlook של מיקרוסופט, לחצו על קובץ שבלשונית שבראש המסך הראשי, ואז על הוספת חשבון. הוסיפו את הכתובת הרצויה, ועקבו אחרי ההוראות.
4. בחירת גופן ברירת מחדל
גופן ברירת המחדש של ג'ימייל בכתיבת הודעה הוא קטן מאוד, ובמקום לשנות את גודלו בכל פעם שאתם כותבים דואר חדש, תוכלו לקבוע גודל ברירת מחדל שונה לפי העדפתכם. כדי לעשות זאת, לחצו על גלגל השיניים [1] בפינה השמאלית העליונה של המסך, לחצו על הגדרות [2], גללו מטה עד שתגיעו ל"סגנון ברירת המחדל של הטקסט", שם תוכלו לעצב את הגופן מחדש לפי העדפתכם [3]. תוכלו לא רק לשנות את הגודל של הטקסט, אלא גם את הפונט והצבע שלו, וכך תחסכו לעצמכם זמן ומאמץ מיותרים. גללו מטה ואשרו את השינויים שבצעתם.
5. הפעלת הודעה אוטומטית
אם יצאתם לחופשה או שאתם פשוט רוצים להתנתק מתיבת הדואר האלקטרונית שלכם למשך מספר ימים, תוכלו להגדיר הודעה אוטומטית שתגיע לאנשים ששולחים לכם הודעות, על מנת שידעו שאין לצפות לתגובה מכם בזמן הקרוב. כדי לעשות זאת לחצו על גלגל השיניים [1] בפינה הימנית העליונה של המסך, לחצו על הגדרות [2], רדו למטה על הסוף ולצד "הודעת חופשה" [3], לחצו על העיגול שליד "הודעת חופשה אוטומטית מופעלת", בחרו את התאריכים שבהם אמור לפעול השירות, כתבו נושא ואת גוף ההודעה שתישלח. בכל שלב תוכלו להפסיק את השירות הזה על ידי לחיצה על העיגול שלצד "הודעת חופשה מושבתת". אל תשכחו לשמור את השינויים.
6. גיבוי הודעות (ודברים נוספים)
אנחנו מאמינים שניתן לסמוך על שירות ג'ימייל שישמור על כל המידע שלנו גם בעשרות השנים הבאות, אך למען האמת אף אחד לא מבטיח לנו זאת. כדי שתוכלו לוודא שההודעות והקבצים החשובים שבתיבת הדואר שלכם יישארו שמורים לנצח במחשבכם או בשירות ענן לבחירתכם, תוכלו להשתמש בשירות Google Takeout שמאפשר לכם להוריד את המידע מג'ימייל ישירות למחשב, ועוד הרבה יותר.
לחצו כאן כדי להיכנס לעמוד Takeout, בחרו את השירותים שברצונכם לגבות, כשג'ימייל ביניהם (כולם מסומנים בברירת מחדל) ולחצו על Next בתחתית העמוד. כעת בחרו בשיטת מסירה [1], לפי האפשרויות הבאות:
-
שלח באימייל את הקישור להורדה – הקובץ ישלח אליכם בהודעה אל חשבון הדואר האלקטרוני שלכם.
-
הוסף ל-Drive – הקובץ יגובה בענן של גוגל ויתווסף לאזור האחסון האישי שלכם.
-
הוסף אל Dropbox – הקובץ יגובה בדרופבוקס, אם יש לכם חשבון בשירות זה.
-
הוספה ל-OneDrive – הקובץ יגובה בשירות האחסון של מיקרוסופט, אם יש לכם חשבון בשירות זה.
-
הוספה ל-Box – הקובץ יגובה בשירות של ג'ימייל, שמאפשר לשמו שרשורי דואר אלקטרוני והודעות.
לאחר מכן, בחרו בתדירות [2], בסוג וגודל של קובץ [3] שברצונכם לייצא (מומלץ לבחור ב-zip), ואת הגודל המקסימלי של הקובץ בין 1-50 ג'יגה בייט ולבסוף לחצו על יצירת ייצוא [4]. שימו לב שהתהליך עשוי לקחת שעות עד ימים, בהתאם לכמות המידע שעליכם לגבות.
7. תגובות שמורות (Canned Response)
אפשרות זו מוצעת על ידי גוגל ל"אנשים עצלנים במיוחד", אבל האמת היא שכל מי ששולח מספר רב של מיילים בנוסח דומה ישמח לעשות בה שימוש. אפשרות זו מאפשרת לשמור מספר הודעות כתובות מראש שתוכלו לשלוח בכמה לחיצות כפתור זריזות. לשם כך, לחצו על גלגל השיניים ולאחר מכן על הגדרות, כמו בסעיפים קודמים. לאחר מכן, לחצו על לשונית מתקדם [1] בחלק העליון של המסך, שם תוכלו לאשר את אפשרות "תבניות" על ידי לחיצה על העיגול שלצד הפעלה [2]. לבסוף לחצו על שמירת השינויים [3].
מעתה, כל פעם כשתכתבו מייל, תוכלו ללחוץ על שלוש הנקודות שנמצאות בצד השמאלי של סרגל הכלים התחתון של כל הודעה [1], ואז על תבניות [2] ושמירת הטיוטה כתבנית [3]. לחיצה על שמירה כתבנית חדשה יפתח לכם חלונית שבה תדרשו להזין את שם התבנית שכרגע יצרתם ושתוכלו לשמור. אם ברצונכם למחוק הודעה, תוכלו לעשות זאת בתפריט שיפתח בפניכם אחרי שתלחצו על מחיקת תבנית [4].
8. השתקת שיחות
ככל הנראה יש לכם כמה שיחות מושתקות בוואטסאפ על מנת שלא תקבלו התרעה בכל פעם שמופיעה בהן הודעה, ותוכלו לעשות בדיוק את אותו הדבר בשיחות בג'ימייל. פשוט היכנסו לשיחה שברצונכם להשתיק, לחצו על שלוש הנקודות שבסרגל הכלים שמעל השרשור [1], ולחצו על השתקה [2]. מעתה, גם אם תקבלו הודעה חדשה בשיחה הנוכחית, לא תקבלו התראה על כך.
9. איך לשלוח קבצים גדולים יותר מ-25 ג'יגה בייט
אם תכתבו "צירפתי קובץ" בהודעה שאתם שולחים ולא צירפתם קובץ, ג'ימייל יתריע על כך ויזכיר לכם שעליכם לצרף אותו – זה מאפיין יעיל בפני עצמו, אך הבעיה היא שבג'ימייל אפשר לשלוח קבצים רק עד גודל של 25 מגה בייט, וזה לא הרבה. כדי לשלוח קבצים גדולים יותר תוכלו להשתמש בשטח האחסון שברשותכם ב-Google drive, על ידי לחיצה על האייקון של דרייב בתחתית המסך, ממש ליד האייקון של צירוף הקבצים.
כשתלחצו על האייקון יפתח בפניכם מסך שבו מופיעים כל הקבצים שמאוחסנים בדרייב שלכם. אם הקובץ עוד לא נמצא שם, תוכלו להעלות אותו על ידי לחיצה על העלאה [1] שבסרגל העליון וגרירתו אל עבר המסך. בתחתית המסך, ניתן להוסיף את המסמך או התיקייה כקישור אל הדרייב, או כקובץ מצורף [2]. לבסוף לחצו על העלאה [3] שבצד הימני התחתון של החלון.
נגישות
כתוב תגובה
תוכן התגובה:
שם מלא: