10 טיפים לייעול שיטת העבודה

כיצד אתם מנהלים את עבודתכם? במה אתם מתרכזים? האם אתם לרוב לחוצים או עם הראש בעננים? יתכן שאינכם עובדים במודעות מוחלטת ושאינכם מקדישים לעבודה את מלוא תשומת הלב הדרושה לה, וכך יוצרים לעצמכם לחצים כשאתם לא מספיקים לסיים אותה או לא מסיימים אותה בצורה שתספק אתכם. אספנו עבורכם 10 עצות חכמות שירגיעו את הלחצים שלכם, ישפרו את היצירתיות שלכם ויעזרו לכם לעשות את עבודתכם בצורה הנכונה עם חיוך על הפנים.

1. הקדישו זמן לחקירה מהנה של עולמכם הפנימי

"התאמנו במוזיקה, שירה, ריקוד, משחק, ציור, צביעה, פיסול, כתיבה ואין זה משנה עד כמה אתם עושים זאת באופן רע או אם תקבלו על כך כסף או תהילה. עליכם לחוות את השינוי ולגלות מה נמצא בתוככם כדי לאפשר לנשמה שלכם לצמוח."

ב-2 מילים, עסקו באומנות. ציירו ציור של משפחתכם, רקדו בבית לצלילי המוזיקה האהובה עליכם, שירו במקלחת, עשו פרצופים בפירה של ארוחת הערב ופשוט תהנו מחקירה מהנה של עולמכם הפנימי למרות שהתגובה של וונגוט הייתה מכוונת לתלמידים צעירים ומטרתה הייתה להעלות להם את המוטיבציה ללמידה ולחקירת רעיונות חדשים, קל לכולנו להגביל את עצמנו לתחום אחד שבו אנו שולטים כמו כתיבה, תכנות או עיצוב. איננו הופכים למי שאנחנו יכולים להיות ב-100%.

שמרו על רעיון החקירה המהנה בראשכם והקדישו לו זמן. נסו דברים חדשים כדי למתוח את גבולותיכם, לגרום לנשמה שלכם לגדול וכדי לרענן את חייכם. תוכלו להעתיק את התגליות שתגלו על עצמכם למקום עבודתכם, וכך בסופו של דבר תוכלו להכניס מעצמכם דברים שאף אחד אחר לא יכול.

2. העריכו את עבודתכם ועקבו אחר כל שלב בה

אתם רוצים לעבוד קשה, זה נמצא בקוד הגנטי שלכם. הידיעה שמאמצינו ייצרו שינוי מספקת כל אדם. האמינו או לא, אך זו הסיבה לכך ששרתים בבתי ספר מקבלים סיפוק די גבוה מעבודתם. כשהם נכנסים לכיתה מלוכלכת, הם יודעים מה עליהם לעשות, כיצד הכיתה אמורה להיראות כשיסיימו ואת ההשפעה החיובית שיש לעבודתם על כל מי שייהנה מהכיתה הנקייה ביום שלמחרת. אז כשהם עוזבים את הכיתה, הם מסתכלים לאחור ומרגישים תחושת סיפוק והישגיות.

אולי לכם קשה לראות את התקדמותכם בעבודה, אך ככל שתעריכו את עבודתכם הקשה, תהפכו להיות יעילים ויצרניים יותר. נסו להסתכל על כל מה שהספקתם לעשות בסופו של כל יום והיו מודעים לכך שכל ניצחון קטן הוא בעל חשיבות גדולה. כתבו לעצמכם פתקים שבהם תרשמו כל הישג שהשגתם בכל יום ואת הסיבה לחשיבותו. עשו זאת במשך 30 יום ותראו בעצמכם את ההשפעה של התהליך על היעילות שלכם בעבודה ועל האושר והסיפוק שאתם מקבלים ממנה.

3. מצאו משמעות במטלותיכם ובפרויקטים שלכם

כל מטלה שתעשו יכולה להוסיף או לגרוע מרמת האושר שלכם. תוכלו לראות כל חלק בעבודה ככזה שמקדם את הקריירה שלכם או כנטל מעצבן. לכל מטלה יש מטרה, אפילו לקטנה ביותר. אם אתם מרגישים שאין לעבודתכם משמעות עבורכם, יתכן שהגיע הזמן להפסיק לעשות אותה או לתת למישהו אחר לעשות אותה בשבילכם (נדבר על זה בהרחבה בסעיפים 7 ו-10).

לא כל המטלות דומות אחת לשנייה, לכן מומלץ לחפש דרכים שיעזרו לכם להבין כיצד הן עוזרות לכם להשלים מטרות גדולות יותר. נסו להבין את הסיבה שמאחורי המטלות האלה, ובעיקר את הסיבה שבגללה הסכמתם לבצע אותן. יתכן שהבוס שלכם ביקש מכם לבצע את המטלה ואתם רוצים להמשיך להרוויח את השכר שלכם בכדי להאכיל את משפחתכם, או שהידיעה שסיפקתם את הלקוחות היא כל מה שאתם צריכים. כשאתם יכולים לדמיין את תגובת האחרים לעבודתכם הקשה, יהיה קל לכם יותר לשמור על מוטיבציה.

בשורה התחתונה, על ידי מציאת משמעות במטלותיכם, תוכלו לעשות עבודה טובה יותר ולהנות מהן יותר.

4. חפשו דרכים לשלוח חיוך לאחרים

חיוך הוא הדבר שהכי קל לתת כדי לקבל בחזרה, והחיבור שלכם לאנשים שעובדים אתכם הוא חלק גדול מהקריירה שלכם. אם אתם עובדים קשה על מטלה ומקבלים חיוך מהבוס או מהלקוחות על התוצאה הסופית, זהו האישור שעיניכם יכולות לראות על כך שלעבודתכם יש משמעות.

בפעם הבאה שאתם מרגישים שנשאבה מכם כל האנרגיה לעיסוק במטלה, חפשו דרכים שיעזרו לכם ליצור חיוך בפניו של עמית לעבודה, לקוח או הבוס. כך תקבלו חיזוק טבעי לביצוע המשימה, והיא תהפוך להיות קלה ומהנה יותר מאי פעם.

5. קבעו לוח זמנים להפסקות

אין לכם אספקה בלתי נדלית של אנרגיה. רוב האנשים מגיעים לשיא השימוש במאגר האנרגיה שלהם כשעתיים לאחר שהתעוררו, והאנרגיה הזו מחזיקה מעמד למשך כ-3 שעות ואז היא מתחילה לצנוח, ביחוד לאחר ארוחת הצהריים.

יתכן שאתם בעצמכם מרגישים עייפים בשעות אחר הצהריים. זו הסיבה לכך שאנו זקוקים לחיזוק קפאין או חטיף עם סוכר, שבשימוש מופרז עשויים להיות לא בריאים כלל וכלל. אז מה האלטרנטיבה? קבעו לעצמכם לוח זמנים להפסקות כדי לעזור לעצמכם לשמור על רמות אנרגיה עקביות, וכן על מנת להימנע מחטיפים או משקאות שאינם בריאים.

נסו לקבוע את ההפסקות היזומות לזמנים שבהם האנרגיה שלכם צונחת. צאו להליכה קצרה או אכלו פרי בריא, והקדישו 10 למחשבותיכם לפני שאתם חוזרים לעבודה. 

6. מצאו את מעוררי המוטיבציה שלכם

לכל אחד יש "מעוררי מוטיבציה" אשר עוזרים לו לקבל את כל האנרגיה הדרושה לו לביצוע המטלה. אחד ממעוררי המוטיבציה שלי למשל הוא מוזיקה. אני נהנה לשמוע מוזיקה קלאסית כשאני כותב. מוצארט מכניס מרץ לאצבעות שלי ומעורר המוטיבציה הזה עוזר לי להיכנס לריכוז הדרוש לי כדי להשלים חלק גדול מכל עבודה.

מוזיקה היא לא מעורר המוטיבציה היחידי שקיים, אך עליכם למצוא את מעוררי המוטיבציה שלכם בעצמכם. תוכלו לנסות דבר פשוט כמו לקחת כמה נשימות לפני שאתם מתחילים מטלה על מנת להגביר את הריכוז כשאתם צוללים לתוכה. הרגע הקטן הזה יעזור לכם לעבוד בצורה טובה יותר ולעשות בחירות חכמות יותר במהלך העבודה. אם תעשו זאת מספיק זמן, הדבר יהפוך להרגל ויתחיל לתפקד ככפתור שתוכלו ללחוץ עליו כדי להיכנס ל-"מצב עבודה" במהירות וכדי לעבוד בצורה יעילה (נדבר על כך יותר בסעיף 9).

7. בקשו עזרה ברגע שאתם זקוקים לה

יתכן שאתם טובים בהרבה דברים, אך אינכם יכולים לעשות לבדכם את כולם כל הזמן. יכולותיהם של אנשים אחרים יכולות לעזור לכם להשלים את עבודתכם בצורה מהירה ויעילה יותר.

חשוב להיתמך באנשים אחרים כשאתם מרגישים תשושים או עמוסים. בקשו עזרה ברגע שאתם זקוקים לה. הדבר המצחיק בנוגע לבקשת עזרה הוא שעד כמה שלפעמים קשה לבקש אותה, אנשים אוהבים לעזור לאחרים כשניתנת להם ההזדמנות. הם מקבלים חיוך בתמורה לעזרה שסיפקו לכם, חיוך שעשוי להיות חשוב להם בדיוק כפי שעזרתם הייתה חשובה לכם.

8. שנו את נקודת המבט שלכם ואת רעיון המטלה

בעבודתי הקודמת, אחת העובדות קיבלה מטלה להעריך את עבודתו של כל עובד ולתת לו ציון בסוף כל שנה. היא תמיד דחתה את המטלה הזו עד לרגע האחרון, והחוויה שלה הייתה רעה עבורה ועבור הצוות שעבד איתה. היא שנאה לעשות זאת משום שלא הרגישה ששאר הצוות רוצה או צריך את ההערות והציון.

הפתרון שלה היה פשוט לשנות את הרעיון של המטלה בכך שביקשה משאר חברי הצוות להעריך בעצמם את עבודתם ולהכין תוכנית לקידום הקריירה שלהם למשך 12 החודשים הבאים בעזרת הקווים המנחים שסיפקה להם. זה עבד ויצר שיתוף פעולה שעזר לשפר את תפקודו של כל צוות העובדים.

אם יש לכם מטלה שמתסכלת אתכם, נסו למצוא דרך מרעננת לשנות את המהות שלה. יתכן שתזדקקו למספר ניסיונות כדי למצוא פתרון טוב באמת, אך אם תמצאו דרך להנות ממטלה שלא אהבתם עד כה, תהיו מאושרים יותר וזה גם יעזור לסובבים אתכם אשר ירגישו זאת.

9. קבעו לעצמכם זמנים שבהם אתם מרוכזים אך ורק בעבודה

להתרכז אך ורק בעבודה שמולכם זה טיפ חשוב הרבה יותר ממה שנדמה לכם. בעידן של היום, שבו בכל משרד יש גישה לאינטרנט, לכל אחד יש גישה להסחות דעת רבות. אם תקבעו זמנים לריכוז מרבי בעבודה, תוכלו להשלים משימות קשות בזמן הזה ולתת לעצמכם זמן למנוחה וליצירתיות בהמשך. תוכלו להשתמש גם במעוררי המוטיבציה מסעיף 5.

נעלו את הדלת, כבו את הסלולרי, צאו מחלון הדואר האלקטרוני ובכלל כבו את חיבור האינטרנט אם אינכם זקוקים לו. לא תוכלו להתחבא לנצח, אך תוכלו לייעל את עבודתכם בצורה יוצאת דופן כשתהיו לבדכם עם המטלה. עשו כל מה שנדרש כדי ליצור לעצמכם סביבת עבודה שקטה ונקייה מהסחות דעת.

10. למדו כיצד לעקוף משימות שלא מרגשות אתכם

לפעמים עלינו להגיד "לא" כדי להמשיך להנות מעבודתנו. אם יש פרויקט שאינו מתאים לכישוריכם, עליכם למצוא את הדרך הנכונה לסרב לקבלתו. הרעיון הוא לדעת כיצד לעמוד על שלכם מבלי לגרום לאדם שנתן לכם את המשימה להרגיש שדחיתם אותה. לדוגמא, אם הבוס רוצה להביא לכם מטלה שאינה מרגשת אתכם או אינה מתאימה לכישוריכם, באחריותכם למצוא דרך שתספק פתרון לבעיה. כך במקום להגיד "לא", הדגישו בפני הבוס שעמיתכם לעבודה מוכשר יותר לסוג מטלה זו.

בנוסף, אין זו בושה למצוא קיצורי דרך לעבודה שלא מרגשת אתכם. חשבו על סוג מטלה שעליכם לעשות שוב ושוב, יום אחרי יום או שבוע אחר שבוע. האם יש דרך יעילה יותר לעשות אותה? האם יש קיצור דרך שתוכלו ללמוד? יתכן שאת המטלה הזו לוקח לכם 20 דקות להשלים, אך המחקר בנוגע לקיצור הדרך, שיקצר לכם את זמן העבודה ל-5 דקות, יקח כשעתיים. שווה להשקיע את הזמן הזה.

אם אתם צריכים להכין לעצמכם תבניות מוכנות לדואר אלקטרוני, עשו זאת. אם עליכם לקרוא מדריך המסביר כיצד לעבוד בצורה נכונה ויעילה עם תוכנה שאיתה אתם מתעסקים בעבודה, קראו אותו ולימדו. חשבו על עבודתכם ומצאו את קיצורי הדרך שמתאימים לכם.

לסיכום

אל תנסו לקיים את 10 העצות האלה בבת אחת. מצאו את העצות שאתם מרגישים שיעזרו לכם באופן אישי, אולי הן אלה שהפחידו אתכם או הרגישו לכם הכי נכונות. אלה הן כנראה העצות שיועילו לכם יותר מכולן. רשמו על דף את שלושת הצעדים הראשונים שברצונכם לקחת, בחרו את הראשון שבהם, רשמו את הדרך שבה תבצעו אותו, וקבעו לוח זמנים לעשייתו. כשהרעיון יהפוך לטבעי בעבודתכם, עברו לעצה הבאה והמשיכו כך.