9 טיפים שיעזרו לכם לנהל זמן נכון ולא לאחר

זמן הוא משאב חשוב בחיינו ואנו מעניקים לו חשיבות גבוהה, אך לצערנו לפעמים אנחנו פשוט לא יודעים לנהל אותו נכון. איחור כרוני הוא אחד מתופעות הלוואי השכיחות והלא נעימות שנובעות מניהול לקוי של זמן. כשאנו מאחרים, מעבר לעוגמת הנפש שנגרמת לצד שחיכה לנו, נוצר לנו הרושם השלילי שאנו "לא רציניים", האמינות שלנו נפגמת ואנו נצטייר כמזלזלים בצד האחר ובזמנו. אם המשפט: "סליחה על האיחור" שגור בפיכם באופן קבוע, זה הזמן לאמץ כמה טיפים לניהול חכם יותר של זמנכם, שיהפכו אתכם לדייקנים ויעילים יותר

1. הכינו את כל מה שאתם צריכים לילה לפני:

אם אתם מאחרים כרוניים ייתכן והבוקר שלכם נראה כמו מרדף אחד גדול אחרי הזמן. להתלבט מה ללבוש, לארגן ארוחת צהריים לעבודה, לחפש את המפתחות לאוטו, להספיק לשתות משהו לפני היציאה מהדלת – כל אלו יכולים להפוך למכשולים גדולים כאשר השעון מתקתק והזמן לצאת מהבית דוחק. הכנת כל הדברים בלילה שלפני, כמו למשל בחירת הבגדים והנעליים, אריזת התיק, כתיבת מיילים או הדפסת מסמכים נחוצים, תגרום לחייכם להפוך לקלים ונינוחים יותר. הפנמת שגרת ערב זו, שיכולה להתבצע בזמן קצר וברוגע, תבטל את אותן הדקות הקריטיות שמתבזבזות על התארגנות הבוקר וגורמות לכם לאחר לעבודה.

2. התכוננו לעיכובים בלתי צפויים

נשמע קצת אבסורדי, לא? אולם תכנון הזמנים לפי השעה הנקובה יכול להוות מתכון לאיחורים. לדוגמא: אם אתם צריכים להיות בשעה 8:00 בעבודה וידוע לכם כי זמן הנסיעה שלוקח הוא 20 דקות, יציאה בשעה 7:40 יכולה להתקבל כהגיונית. אך דברים בלתי צפויים כמו פקק שהתארך, עצירה בתחנת דלק או חיפוש חנייה יכולים לשבש את תכנון הזמנים שלכם. יציאה מהבית 15 דקות לפני המועד הקבוע תשמש לכם כמקדם ביטחון מפני עיכובים מפתיעים, תיתן לכם מרווח נשימה ותעניק לכם התחלה שקטה יותר ליום.

3. היו מציאותיים – הכירו את משך הזמן האמיתי של פעולותיכם

אנו נוטים לעיתים להיות אופטימיסטיים בקשר לניהול הזמן שלנו. אנו בטוחים שמקלחת תיקח בדיוק 10 דקות, כשבפועל אנחנו נשארים בה עשרים דקות, ומקציבים לנו עוד 10 דקות להתלבש כאשר אנו שוכחים לחשב את הזמן שלוקח לנו להסתרק, לצחצח שיניים, להתאפר או להתגלח. כדי להעריך נכונה את משך הפעולות שלך, חשוב על רצף הפעולות שאתה עושה מדי יום ומדוד אותן על ידי סטופר במשך שבוע, ולבסוף חשב את הזמן הממוצע לכל פעולה שכזאת. דרך זו תספק לך אינדיקציה טובה ומדויקת לתכנן נכון את הזמן לפי משך הפעולות האמיתי שלך.

4. המנעו מתסמונת ה-"רק עוד דבר אחד אחרון לפני"

הרצון להיות פרודוקטיביים במהלך היום לעיתים פוגע בנו מבחינת זמנים. כאשר אנו מרוכזים בעבודה או בניקיון הבית למשל, יכול להתעורר בנו רצון לסיים עוד דבר אחד אחרון לפני היציאה מהבית. כתיבת דו"ח, מענה על מיילים ואפילו הכנסת כביסה נוספת למכונה הם דברים שנרצה מאוד לעשות כדי לנצל עד תום את הזמן, רגע לפני התחייבות נוספת שלנו. התנהלות שכזאת עלולה לגרום לנו לסטות מתכנון הזמנים הנכון, מכיוון ש"הדבר הקטן הנוסף" מייצר איחורים שהיו יכולים להימנע בהחלטה אחת – פשוט לעזוב וללכת. הכרת הדחפים הללו והתגברות עליהם תקטין את הנטייה שלנו לאחר.

5. הגדירו את המשימות שלכם לפי סדר עדיפויות

בכל יום יש לנו מספר משימות ומחויבויות שעלינו לעשות לבצע. כאשר הן מתוכננות באופן מעורפל, ללא סדר עדיפויות, ייתכן ונמצא את עצמנו משקיעים בחלק מהן זמן רב ואילו לחלק הנותר יישאר זמן מועט לביצוע, דבר שיוביל למאבק נגד הזמן ולבסוף לאיחור ואי עמידה בזמנים. תכנון מסודר, שעושה הפרדה בין עיקר לתפל, בין הדברים החשובים ואלו שסובלים דחייה לעת עתה, וכמו כן, הערכת זמני המשימות כפי שהזכרנו קודם, יעזור לכם לעמוד במשימותיכם בזמן.

6.  אל תחששו מזמני המתנה

אם אתם מאחרים כרוניים, דמיינו את עצמכם לרגע מגיעים למקום מבעוד מועד וממתינים. אם המחשבה הזאת מעוררת בכם חלחלה, ייתכן שפה טמונה הבעיה שלכם. פסיכולוגים מסבירים את הנטייה לאחר על ידי פחד מההמתנה ומהאי עשייה שמתלווה לכך. יש לכך פתרון. במקום לחשוב על ההמתנה עצמה, על הדקות שעוברות עד שהאירוע הספציפי יתחיל – אפשר לנצל את הזמן לדברים אחרים. קריאת ספר, שיחת טלפון לחבר שלא שוחחנו עמו זמן רב, התעדכנות במיילים או הרהור שקט על אירועי היום, הם פעולות מספקות ואפקטיביות לניצול זמן ההמתנה, מבלי לאחר לשום מקום.

7. דעו מתי אתם עובדים הכי טוב

חלק מסוד הקסם של אנשים דייקנים, שיודעים לתזמן את המשימות שלהם כראוי, טמון בהכרת וידיעת מחזורי האנרגיה שלהם. הם יודעים מהו הזמן האידיאלי שכדאי להקציב עבור סוגים שונים של פעילויות. לכן, אם אתם יודעים שהבוקר הוא הזמן הטוב ביותר שלכם לחשיבה תשמרו זמן זה לעבודה הקשה שדורשת מאמץ מחשבתי. המשימות הללו יתבצעו בצורה מהירה יותר וכך תעמדו בלוח הזמנים. כך גם אם אתם ציפורי לילה והשעות המאוחרות והשקטות של הערב מניבות מכם את הריכוז והיצירתיות הכי גבוהים, דעו למנף אותן למשימות המתאימות. תזמון שכזה ימקסם את הביצועים שלכם מהזמן שלרשותכם.

8. אל תעמיסו יותר מדי על לוח הזמנים שלכם  

הנטייה להספיק הכל כמה שיותר יחד עם הנטייה לרצות את הסובבים, עלולה להביא אתכם למצב בו תדחסו פגישות ומשימות רבות אל תוך פרק זמן קצר מדי. תכנון שכזה לא יתחשב בזמני הנסיעה שלכם ממקום למקום, בזמן שלכם לאכול, לנוח ולעשות דברים אחרים חשובים לא פחות, שקשורים לחיים האישיים שלכם. מרחב זמן נכון בין פגישות ומשימות הינו חיוני עבור טיפול בקור רוח ובלי לחץ בכל הדברים הללו, וכמו כן באירועים בלתי צפויים וספונטניים שקורים ללא שליטתכם.

9. הפכו את הדייקנות לאחד מערכי הליבה שלכם

לפעמים הכל מתחיל ונגמר בעניין של תפיסה. דייקנות אולי לא נראית משמעותית כמו כנות ויושרה אבל דייקנות קשורה באופן הדוק לערכים אלו. כאשר אנו מאחרים שוב ושוב, לאחר שהתחייבנו להגיע בזמן זה בסופו של דבר יפגע בנו. היחס של האנשים מסביבנו ישתנה ואנו ניתפס כלא מתחשבים ולא אחראים, גם כאשר כל כוונתנו היו טהורות. לקיחת האתגר בהפיכת הדייקנות לתכונה שאנו שואפים להפנים, גם אם הנטייה לאחר הפכה להרגל רע שמושרש בנו היטב, בסופו של דבר תשתלם לנו ותגרום לנו להרגיש הרבה יותר טוב עם עצמנו ועם הסובבים אותנו.